Описание основных элементов алгоритма проверки создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда
9. Проверка основных элементов СУОТ (Блок А Блок-схемы).
9.1. Положение о системе управления охраной труда.
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
а) приказ работодателя об утверждении Положения о системе управления охраной труда;
б) положение о системе управления охраной труда.
В соответствии с пунктом 7 Типового положения основой организации и функционирования СУОТ является положение о СУОТ, разрабатываемое работодателем самостоятельно или с привлечением сторонних организаций и специалистов. Положение о СУОТ утверждается приказом работодателя с учетом мнения работников и (или) уполномоченных ими представительных органов (при наличии).
Это означает, что у каждого работодателя должен быть документ, который называется “Положение о системе управления охраной труда”, а также приказ о его утверждении.
9.2. Политика и цели в области охраны труда (пункты 1 и 2 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
– документы и записи, подтверждающие проведение работодателем анализа состояния охраны труда;
– политика в области охраны труда, содержащая цели в области охраны труда.
При определении Политики работодатель обеспечивает совместно с работниками и (или) уполномоченными ими представительными органами предварительный анализ состояния охраны труда у работодателя и обсуждение Политики (пункт 12 Типового положения).
Если у работодателя действует комитет (комиссия) по охране труда, проведение такого анализа может быть оформлено протоколом заседания, на котором рассматривались необходимые для анализа материалы. К таким материалам относятся (но не ограничиваются ими):
– результаты специальной оценки условий труда;
– статистика производственного травматизма и профессиональной заболеваемости;
– материалы расследования несчастных случаев (в особенности анализ их причин);
– предписания органов государственного надзора (контроля);
– акты проводимого в организации контроля и тому подобное.
Анализ, проведенный комитетом (комиссией) по охране труда, позволяет выполнить оба требования Типового положения – провести анализ и привлечь к нему представителей трудового коллектива.
Если обязанность по проведению анализа возлагается на службу или специалиста по охране труда, результаты анализа могут быть оформлены в виде служебной записки с перечнем рассмотренных документов и выводами, к которым пришли специалисты по охране труда.
Основным результатом проведенного анализа должно стать выявление проблем в области охраны труда у конкретного работодателя с учетом особенностей вида его экономической деятельности (т.е. определение основных опасностей, их оценка и упорядочивание исходя из приоритета необходимости исключения или снижения уровня создаваемого ими профессионального риска), а также определение основных направлений решения выявленных проблем (т.е. меры по снижению уровня рисков, связанных с основными выявленными опасностями).
В соответствии с пунктом 9 Типового положения Политика является публичной документированной декларацией работодателя о намерении и гарантированном выполнении им обязанностей по соблюдению государственных нормативных требований охраны труда и добровольно принятых на себя обязательств.
В соответствии с пунктом 11 Типового положения, Политика должна включать:
– положения о соответствии условий труда на рабочих местах работодателя требованиям охраны труда;
– обязательства работодателя по предотвращению травматизма и ухудшения здоровья работников;
– положения об учете специфики деятельности работодателя и вида (видов) осуществляемой им экономической деятельности, обусловливающих уровень профессиональных рисков работников;
– порядок совершенствования функционирования СУОТ.
Политика может представлять собой отдельный документ или может являться частью Положения о СУОТ организации. Важно, чтобы она была доступна всем заинтересованным сторонам. Обеспечить это можно путем размещения Политики на информационных стендах организации, в уголках по охране труда, на сайте организации в сети Интернет и тому подобное.
Основные цели работодателя в области охраны труда (далее – цели) должны содержаться в Политике по охране труда (пункт 14 Типового положения) и достигаются путем реализации работодателем процедур, предусмотренных разделом V Типового положения.
Количество целей определяется спецификой деятельности работодателя (пункт 15 Типового положения). Цели формулируются с учетом необходимости оценки их достижения, в том числе, по возможности, на основе измеримых показателей, но не менее одной.
Цели также могут быть установлены на разных уровнях управления. Типовое положение напрямую не предусматривает установления целей на всех уровнях управления, однако наличие целей не только для организации в целом, но и для отдельных структурных подразделений, не является нарушением.
9.3. Обеспечение функционирования СУОТ (распределение обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя) (пункт 3 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке (согласно пункту 28 Типового положения, распределение обязанностей в сфере охраны труда может быть закреплено):
а) в разделе “Обеспечение функционирования СУОТ” Положения о СУОТ работодателя;
б) в отдельных локальных нормативных актах;
в) в планах мероприятий по реализации процедур;
г) в трудовых договорах;
д) в должностных инструкциях лиц, участвующих в управлении охраной труда.
Под отдельными локальными нормативными актами понимаются приказы, распоряжения и иные документы о распределении обязанностей и ответственности в области охраны труда, которые подписывает работодатель.
Обязанности в области охраны труда должны быть распределены на всех уровнях управления, которые предусмотрены штатным расписанием. На малом предприятии может быть всего один уровень управления (если в организации есть только работодатель и его сотрудники без формирования структурных подразделений).
Исследование указанной процедуры позволяет определить круг лиц, виновных в нарушении установленных требований.
9.4. Процедуры, направленные на достижение целей работодателя в области охраны труда (пункт 4 Блок-схемы).
Типовым положением предусмотрено 9 базовых процедур, направленных на достижение работодателем целей в области охраны труда:
1) процедуру подготовки работников по охране труда;
2) процедуру организации и проведения оценки условий труда;
3) процедуру управления профессиональными рисками;
4) процедуру организации и проведения наблюдения за состоянием здоровья работников;
5) процедуру информирования работников об условиях труда на их рабочих местах, уровнях профессиональных рисков, а также о предоставляемых им гарантиях, полагающихся компенсациях;
6) процедуру обеспечения оптимальных режимов труда и отдыха работников;
7) процедуру обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами;
8) процедуру обеспечения работников молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием;
9) процедуры обеспечения безопасного выполнения подрядных работ и снабжения безопасной продукцией.
Условно к базовым процедурам можно отнести процедуры, упомянутые в подпунктах 2 и 3 данного пункта, так как на основе этих процедур выявляются опасности и оцениваются риски, а к обеспечительным процедурам можно отнести все остальные, так как эти процедуры обеспечивают выполнение работ по снижению уровней профессиональных рисков.
Работодателем могут реализовываться не все предусмотренные Типовым положением процедуры (например, в случае отсутствия вредных производственных факторов может не реализовываться процедура проведения медицинских осмотров или обеспечения работников средствами индивидуальной защиты), а также могут осуществляться процедуры, не предусмотренные Типовым положением (зачастую это бывает в случае наличия в организации корпоративных стандартов и тому подобное).
9.5. Планирование мероприятий по реализации процедур (пункт 5 Блок-схемы).
Локальным нормативным актом, подлежащим проверке, является План мероприятий по реализации процедур (далее – План).
С целью планирования мероприятий по реализации процедур работодатель, исходя из специфики своей деятельности, устанавливает порядок подготовки, пересмотра и актуализации плана мероприятий по реализации процедур.
В Плане отражаются:
а) результаты проведенного комитетом (комиссией) по охране труда (при наличии) или работодателем анализа состояния условий и охраны труда у работодателя;
б) общий перечень мероприятий, проводимых при реализации процедур;
в) ожидаемый результат по каждому мероприятию, проводимому при реализации процедур;
г) сроки реализации по каждому мероприятию, проводимому при реализации процедур;
д) ответственные лица за реализацию мероприятий, проводимых при реализации процедур, на каждом уровне управления;
е) источник финансирования мероприятий, проводимых при реализации процедур.
Если План приведен в приложении к Положению о СУОТ организации в виде макета или типового плана, это не является нарушением.
9.6. Контроль функционирования СУОТ и мониторинг реализации процедур (пункт 6 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
а) положение о ступенчатом контроле;
б) журналы состояния условий труда первой – второй ступени контроля;
в) акты по результатам проведения контрольных мероприятий (в том числе внутренних аудитов);
г) Планы и программы проведения контрольных мероприятий (включая внутренние аудиты).
В соответствии с пунктом 54 Типового положения, к основным видам контроля относится следующее.
1) Контроль состояния рабочего места, применяемого оборудования, инструментов, сырья, материалов, выполнения работ работником в рамках осуществляемых технологических процессов, выявления профессиональных рисков, а также реализации иных мероприятий по охране труда, осуществляемых постоянно, мониторинг показателей реализации процедур (необходимо указать, какие виды контроля используются, кратко описать процесс осуществления каждого из видов контроля, указать ответственных за осуществление каждого из видов контроля).
Если в организации действует система ступенчатого контроля, порядок осуществления которого утвержден локальным актом работодателя, то можно сделать в данном разделе ссылку на данный локальный акт.
2) Контроль выполнения процессов, имеющих периодический характер выполнения: оценка условий труда работников, обучение по охране труда и проверка знаний требований охраны труда, проведение предварительных и периодических медицинских осмотров, психиатрических освидетельствований, химико-токсикологических исследований.
Целесообразно перечислить, какие именно из указанных процессов контролируются, кратко указать форму контроля, а также ответственного за осуществление контроля.
3) Учет и анализ аварий, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, а также изменений требований охраны труда, соглашений по охране труда, подлежащих выполнению, изменений или внедрения новых технологических процессов, оборудования, инструментов, сырья и материалов.
Можно указать, какие именно виды контроля осуществляются в организации, указать ссылки на локальные акты, устанавливающие требования к каждому из видов данного контроля.
4) Контроль эффективности функционирования СУОТ в целом.
Если в организации осуществляется внутренний аудит СУОТ в соответствии с требованиями международных стандартов или российских ГОСТов, то об этом целесообразно упомянуть в данном разделе. Если аудита СУОТ не проводится, то необходимо указать, что эффективность системы оценивается при формировании периодической отчетности о ходе реализации процедур, а также эти вопросы рассматриваются на заседаниях комиссии по охране труда, совете директоров, совещаниях и тому подобное.
В соответствии с пунктами 55 – 56 Типового положения для повышения эффективности контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур на каждом уровне управления работодатель вводит ступенчатые формы контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур, а также предусматривает возможность осуществления общественного контроля функционирования СУОТ и мониторинга показателей реализации процедур. Результаты контроля функционирования СУОТ и мониторинга реализации процедур оформляются работодателем в форме акта.
Если локального нормативного акта проведения ступенчатого контроля нет, то необходимо прописать, на каких уровнях осуществляется контроль и в какой форме он осуществляется.
Ведение журналов состояния условий труда на 1 и 2 ступени контроля не является нарушением.
Пункт 57 Типового положения говорит о том, что в случаях, когда входе проведения контроля функционирования СУОТ и мониторинга реализации процедур выявляется необходимость предотвращения причин невыполнения каких-либо требований, и, как следствие, возможного повторения аварий, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, незамедлительно осуществляются корректирующие действия.
Корректирующее действие предполагает выявление и устранение причины, вызвавшей нарушение.
Эффективным корректирующее действие может считаться, если в дальнейшем не произошло аналогичного нарушения по аналогичной причине. Если такое все-таки произошло, это значит, что либо была неверно установлена корневая причина нарушения, либо выбранное действие по устранению выявленной причины было неадекватным.
Корректирующие действия в документах по охране труда уже содержатся в следующих локальных и других документах работодателя:
– в акте о несчастном случае на производстве формы Н-1 (форма 2) (приложение N 1 к Постановлению N 73) в последней строке указываются мероприятия, запланированные по результатам расследования несчастного случая;
– в любом локальном акте, оформленном по результатам внутренних или внешних проверок, указываются мероприятия и ответственные за устранение выявленных в ходе проверок нарушений.
9.7. Планирование улучшений функционирования СУОТ (пункт 7 Блок-схемы).
Локальным нормативным актом, подлежащим проверке, является План мероприятий по улучшению функционирования СУОТ.
В соответствии с пунктами 58 – 59 Типового положения с целью организации планирования улучшения функционирования СУОТ работодатель устанавливает зависимость улучшения функционирования СУОТ от результатов контроля функционирования СУОТ и мониторинга реализации процедур, а также обязательность учета результатов расследований аварий, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, результатов контрольно-надзорных мероприятий органов государственной власти, предложений работников и (или) уполномоченных ими представительных органов.
Такого рода планы по улучшению обычно формируются по результатам ежегодного отчета специалиста или службы охраны труда. В эти же планы 1 раз в 5 лет можно включать (или делать ссылку) на план мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанный по результатам специальной оценки условий труда, так как такие планы с практической точки зрения и направлены на улучшение функционирования СУОТ в части улучшения условий труда работников.
9.8. Реагирование на инциденты, аварии, несчастные случаи и профессиональные заболевания (пункт 8 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
– документ, которым утвержден порядок выявления потенциально возможных аварий;
– документ, которым утвержден порядок действий в случае их возникновения;
– документ, которым утвержден порядок проведения планового анализа действий работников в ходе тренировок, предусматривающий возможность коррекции данных действий, а также внепланового анализа процедуры реагирования на аварии в рамках реагирующего контроля;
– документ, которым утвержден порядок расследования аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также оформления отчетных;
– документы, акты реагирования на аварии, инциденты и несчастные случаи;
– планы проведения учений, тренировок и тому подобное по реагированию на аварии и чрезвычайные происшествия.
В соответствии с пунктами 60 – 63 Типового положения, работодатель должен разработать:
– порядок выявления потенциально возможных аварий;
– порядок действий в случае их возникновения;
– порядок проведения планового анализа действий работников в ходе тренировок, предусматривающий возможность коррекции данных действий, а также внепланового анализа процедуры реагирования на аварии в рамках реагирующего контроля;
– порядок расследования аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также оформления отчетных документов.
Если отдельных локальных нормативных актов по расследованию несчастных случаев в организации нет, то в Положении о СУОТ организации может быть дана ссылка на то, что реагирование на несчастные случаи осуществляется в соответствии со статьями 227 – 231 ТК РФ, а также в соответствии с Постановлением N 73.
Типовое положение не содержит определения понятия “инцидент”. Следовательно, если организация относится к опасным производственным объектам, то целесообразно, учитывая требования Федерального закона от 21.07.1997 N 116-ФЗ “О промышленной безопасности опасных производственных объектов”, разработать или сделать ссылку на локальный акт, устанавливающий порядок реагирования на инциденты.
Если организация к опасным производственным объектам не относится, то целесообразно, прежде всего, в данном разделе дать определение понятия “инцидент” (исходя из специфики деятельности организации), а затем разработать порядок реагирования на инциденты.
В соответствии с пунктом 64 Типового положения результаты реагирования на аварии, несчастные случаи и профессиональные заболевания оформляются работодателем в форме акта с указанием корректирующих мероприятий по устранению причин, повлекших их возникновение.
9.9. Управление документами СУОТ (пункт 9 Блок-схемы).
Документы СУОТ подразделяются на внешние по отношению к организации и внутренние.
К внешним документам относятся Указы Президента Российской Федерации, федеральные законы, нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, правила по охране труда и другие.
Управление внешними документами может осуществляться в форме заключения договора с компаниями, предоставляющими возможность иметь актуальные версии всех нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования в области охраны труда.
К внутренним документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие внутренние требования к процессам (приказы, распоряжения, порядки, стандарты предприятия, инструкции по охране труда и тому подобное).
Управление документами СУОТ может заключаться в составлении их перечня с указанием ответственных и сроков актуализации локальных нормативных актов.
Главное требование к внутренним документам СУОТ – регулярный пересмотр на соответствие изменяющимся требованиям (как внешним, так и внутренним) и актуализация.
Лица, ответственные за разработку и утверждение документов СУОТ, определяются работодателем на всех уровнях управления. Работодателем также устанавливается порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ, сроки их хранения.
В соответствии с пунктом 67 Типового положения в качестве особого вида документов СУОТ, которые не подлежат пересмотру, актуализации, обновлению и изменению, определяются контрольно-учетные документы СУОТ (записи), включая:
– акты и иные записи данных, вытекающие из функционирования СУОТ;
– журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;
– записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;
– результаты контроля функционирования СУОТ.
Для обеспечения управления записями в соответствии с пунктом 65 Типового положения работодатель устанавливает и утверждает формы и рекомендации по оформлению локальных нормативных актов и иных документов, содержащих:
– структуру СУОТ;
– обязанности и ответственность в сфере охраны труда для каждого структурного подразделения работодателя и конкретного исполнителя;
– процессы обеспечения охраны труда и контроля (каждый из процессов или процедур также можно изобразить в виде блок-схемы с учетом требований соответствующих процессов);
– необходимые связи между структурными подразделениями работодателя, обеспечивающие функционирование СУОТ.
Записи (или контрольно-учетные документы) – это особый вид документов, не подлежащих пересмотру. Главное и основное требования к записям – запрет на внесение в них каких-либо изменений.
Записи также подразделяются на внешние и внутренние. К внешним записям относятся предписания органов государственного контроля и надзора, протоколы измерений факторов рабочей среды, проведенных сторонними организациями, и тому подобное. К внутренним записям относятся все виды журналов (журналы проведения инструктажей, регистрации инструкций, выдачи нарядов-допусков и тому подобное), акты и предписания, выданные по результатам внутренних проверок, карты специальной оценки условий труда, наряды-допуски и тому подобное.
Процесс управления записями включает в себя требования к их идентификации, заполнению, хранению и архивному хранению с указанием ответственных за каждый элемент процесса управления записями.
10. Проверка оценки условий труда и управления профессиональными рисками (Блок Б Блок-схемы).
10.1. Оценка условий труда (пункт 10 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
а) отчет о проведении специальной оценки условий труда;
б) документ (распоряжение, приказ), утвердивший комиссию по специальной оценке условий труда;
в) документы, подтверждающие ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда под роспись (карты специальной оценки условий труда, листы ознакомления работников с результатами специальной оценки условий труда на их рабочих местах).
Процедура организации и проведения оценки условий труда должна быть разработана в соответствии с требованиями:
– Федерального закона от 28.12.2021 N 426-ФЗ “О специальной оценке условий труда”;
– особенностей специальной оценки условий труда, утвержденными соответствующими приказами Минтруда России;
– приказа Минтруда России от 08.09.2021 N 501н “Об утверждении Порядка рассмотрения разногласий по вопросам проведения экспертизы качества специальной оценки условий труда, несогласия работников, профессиональных союзов, их объединений, иных уполномоченных работниками представительных органов, работодателей, их объединений, страховщиков, территориальных органов федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, организаций, проводивших специальную оценку условий труда, с результатами экспертизы качества специальной оценки условий труда” (зарегистрирован в Минюсте России 28.09.2021, регистрационный N 43843).
10.2. Управление профессиональными рисками (пункт 11 Блок-схемы).
Локальные нормативные акты, подлежащие проверке:
а) перечень (реестр) опасностей;
б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска;
в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску;
г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков.
Проверка данной процедуры также описана в Алгоритме проверки создания и обеспечения функционирования СУОТ при проведении расследования несчастного случая пункт 15 настоящих Рекомендаций. Основное отличие проверки организации данной процедуры в рамках расследования несчастного случая и внеплановой проверки в связи с несчастным случаем заключается в следующем.
В рамках внеплановой проверки проводится изучение вопросов оформления документов по данной процедуре и соответствие этих документов требованиям Типового положения.
