Автоматизация процесса проведения инструктажей, подготовки и аттестации персонала в области охраны труда – Охрана труда для 1С:Предприятия 8

Автоматизация: мечта или реальность?

Было бы здорово, если специалисту по охране труда не приходилось бы тратить время на проведение инструктажа или на проверку знаний. Сотрудники самостоятельно могли бы ознакомиться с обучающим курсом и пройти тестирование в электронном варианте.

Это вовсе не выдумка, а вполне реальная возможность. Для пользователей линейки программных продуктов «Охрана труда» такая функциональная возможность является доступной.

В программе можно создать электронные курсы, включающие в себя инструкции, иллюстрации, аудио записи и видео ролики, или загрузить уже готовые в формате SCORM.

Сотрудникам организации может быть предоставлен доступ к запланированным для них курсам обучения, в результате чего они смогут войти в программу и ознакомиться с их содержанием. Также при публикации информационной базы через веб-сервер в локальной сети организации или в сети интернет, можно сформировать ссылки для доступа к курсам и направить приглашения всем участникам.

После прохождения курсов сотрудники организации смогут так же самостоятельно пройти тестирование. Тесты, по аналогии с обучающими курсами, могут быть либо загружены в готовом виде, либо сформированы непосредственно в программе.

Для сотрудников, в зависимости от их должностей и профессий могут быть запланированы определенные тесты. В документе «Планирование» можно указать период доступа к тестам и количество попыток на его прохождение.

Более того, по окончании тестирования, автоматически сформируются результаты, которые будут доступны специалистам по охране труда.

В соответствии со статьей 225 Трудового кодекса Российской Федерации для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.

В соответствии с требованиями статьи 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами в случае их рекомендации или предоставления.

Порядок обучения № 1/29 требует проводить инструктажи по общим правилам для всех работников организации, исключений для дистанционных сотрудников нет.

Зафиксировать факт проведения инструктажа для таких сотрудников можно классическим способом в журнале, если у работника есть возможность приехать и подписать документ, либо в электронном журнале, если у сторон есть усиленные квалифицированные электронные подписи.

Все с нетерпением ждут грядущих изменений, связанных с возможностью простановки электронной подписи в журналах инструктажа. В том числе и разработчики программного продукта, так как данный функционал уже реализован в программе, осталось дождаться, когда пользователи смогут правомерно им воспользоваться.

Программный продукт позволяет зафиксировать результаты проведения инструктажа и сформировать печатную форм журнала, в которой, в свою очередь, можно указать электронно-цифровую подпись инструктирующего и инструктируемого.

Помимо всего перечисленного, программа всегда своевременно напомнит о необходимости проведения инструктажа в соответствии с заданной периодичностью.

Таким образом, использование программных средств позволит автоматизировать работу по проведению инструктажей, обучения и проверки знаний сотрудников, сократить время специалистов на подготовку материалов, обработку результатов и формирование печатных форм.

Арм “от” – автоматизированное рабочее место специалиста по охране труда. компьютерная программа для специалиста (службы) по охране труда.

Задачи

При старте проекта перед нами поставили следующие задачи:

• Повысить безопасность труда.
• Снизить уровень травматизма и аварийности на предприятиях за счет обеспечения прозрачности всех действий, осуществляемых в рамках управления безопасностью труда, а также посредством конкретизации ответственности каждого руководителя за необеспечение безопасности труда среди его подчиненных.
• Отслеживать процедуры, связанные с обеспечением промышленной безопасности и охраны труда на предприятии.
• Мониторить текущую ситуацию по данному направлению деятельности, обоснованно принимать оперативные решения.
• Вся документация, формируемая ИСУ «ПБиОТ», должна соответствовать действующим положениям предприятия, стандартам предприятия и законодательству РФ, выводиться на печать, экспортироваться в форматы.xlsx, .pdf.
• Поля документов, сформированных ИСУ «ПБиОТ», должны автоматически максимально заполняться данными, имеющимися в ИСУ «ПБиОТ» и других действующих на предприятии информационных системах для сокращения времени на ручной ввод при формировании документов.
• Должна быть реализована возможность оповещения пользователей посредством сообщений в интерфейсе ИСУ «ПБиОТ» и корпоративной электронной почты с созданием списков рассылки сообщений, а также обеспечена возможность создания, редактирования и удаления списков рассылки через интерфейс администратора.
• Система должна обеспечивать интеграцию с БОСС-КАДРОВИК, ORACLE, WSS Docs, ЕТП и СКУД (система контроля управления доступом).
• Разработать блоки «Наряды-допуски» и «KPI». Изменить специфику работы блоков «Обучение», «Происшествия», «Проверки».

К примеру, вертикально интегрированный холдинг, может состоять из предприятий химической промышленности  («Химическая группа») и горнодобывающих предприятий («Горная группа»). При этом стоит отметить, что производственные процессы в области ОТ и ПБ «Химической» и «Горной группы» значительно различаются, что не могло не внести свою лепту в автоматизацию процессов.

На начальном этапе было решено внедрять систему последовательно, в первую очередь на предприятии «Горной группы», а затем, один за другим, на предприятиях «Химической группы». На проект внедрения в первом случае отводилось порядка девяти месяцев, далее, на «Химической группе», от трех до шести месяцев. Суммарно на проект приходилось порядка двух лет.

Интеграция с другими программами

Программа «Охрана труда» устанавливается как отдельная база данных и не предназначена для встраивания в конфигурации фирмы 1С или партнеров. В конфигурации «Охрана труда» реализованы механизмы обмена информацией с другими базами данных.

Также с помощью универсальной обработки есть возможность загрузки данных из табличных документов, например, Excel. Настройка соответствия загружаемых данных выполняется перед загрузкой данных.

Как выглядит проблема?

Вместе с новостями про пандемию появляется много советов и требований по обеспечению безопасности труда на предприятии. Многие правила и предписания надуманные, но некоторые несомненно достойны внимания. Перед руководством компании или департаментом охраны труда стоит задача срочно организовать периодические инструктажи по мерам безопасности, составить нормы выдачи средств индивидуальной защиты и вести их учет, спланировать и проконтролировать прохождение медицинских осмотров и многое другое.

У кадровиков и специалистов по охране труда аврал вокруг санитарно-гигиенических мер и информирования сотрудников, и “когда это все закончится” — не ясно. При этом, зачастую сложно определить кто за что отвечает, перечисленные выше работы не поставлены на поток и каждый внеочередной инструктаж по охране труда или закупка средств гигиены проводится “как в первый раз”.

Как поставить работы по охране труда на поток?

Совершенствование управления охраной труда и снижение уровня производственного травматизма на предприятии предполагает комплексный подход, В условиях аврала мы рекомендуем начать с самого важного и двигаться дальше постепенно. Эксперты ВОЗ утверждают, что в основе правильного реагирования на инфекцию — информированность.

Таким образом, многие предприятия приходят к необходимости проведения периодических инструктажей о свежих рекомендациях организаций здравоохранения в условиях пандемии и обновлениях регламентов поведения на рабочем месте. Существенно сократить время на проведение инструктажей можно путем формализации и автоматизации процесса проведения инструктажей.

Причем важно обеспечить возможность быстрой корректировки процесса в случае перемен: может меняться список сотрудников, ответственных за инструктаж (например, по причине болезни), порядок действий (например, при переходе от инструктажа в офисе на онлайн-формат) и даже форма информирования.

Дальше мы рассмотрим пример бизнес-приложения для автоматизации процесса согласования и проведения инструктажа и подход к его созданию на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений для бизнеса.

Лицензирование

При переходе с версии 7.3 на 10.1 для работы программы может понадобится повторная активация лицензии. Для активации нужно указывать те же пин-коды, что были использованы ранее.

Лицензии привязываются к программному обеспечению и к аппаратным характеристикам.

В том случае, когда используется виртуальный сервер, кластеры серверов рекомендуется использовать систему лицензирования СЛК.

Общие функциональные возможности программного продукта

• Подсистема «Специальная оценка» условий труда на рабочих местах.
• Подсистема «Медицинские осмотры».
• Подсистема «Спецодежда и СИЗ».
• Подсистема «Промышленная безопасность»
• Подсистема «Управление документацией»
• Подсистема «Обучение»
• Подсистема «Мероприятия»
• Подсистема «Допуски к работе»
• Подсистема «Компенсации»
• Подсистема «Несчастные случаи»
• Подсистема «Риски»
• Подсистема «Пожарная безопасность»
• Подсистема «Бюджет» – смета расходов на охрану труда
• Подсистема «Система управления охраной труда»
• Подсистема «Электронные курсы» 
• Подсистема «Транспортная безопасность»
• Подсистема «Электробезопасность»
• Подсистема «ГО и ЧС»
• Подсистема «Экология»
• Подсистема «Подрядчики» ^{Новинка!}
• Возможность вести учет по нескольким организациям.
• Возможность загрузки данных через COM-соединение из конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения (ЗБУ), 1С:Бухгалтерия предприятия (БП), 1С:Бухгалтерия бюджетной организации (БГУ), 1С:Комплексная автоматизация (КА), 1С:Управление производственным предприятием (УПП), 1С:ERP и Камин 5.
• Возможность выгрузки данных из 1С:Зарплата и кадры (ЗиК 7.7) в XML.
• Возможность загрузки данных из XML и табличных документов.
• Хранение нормативной документации, как в базе, так и в указанном каталоге.
• Механизм внешних отчетов, обработок, печатных форм и обработок заполнения табличных частей документов.
• Работа в многопользовательском режиме.
• Возможность сформировать отчет по любым данным введенным в базу с помощью “Универсального отчета”.
• Возможность создавать собственные журналы документов на основе “Универсального журнала документов”.

Все представленные в описании подсистемы полностью автономны и самодостаточны, при этом они тесно взаимодействуют между собой. Глубину взаимодействия подсистем определяет пользователь программы.

Рабочая база данных поставляется с заполненной нормативно-справочной информацией (НСИ). Это позволяет сразу приступить к ведению учета и значительно снизить затраты на ввод программы в эксплуатацию. Общий объем НСИ составляет более 14000 элементов.

ВНИМАНИЕ! Нормативно-справочная информация это не справочно-правовая информационная система. НСИ – это заполненные классификаторы и справочники как элементы аналитического учета. Программа «Охрана труда» это учетная система, предметной областью которой является охрана труда.

Открытый программный код

99.9 % кода программного продукта является открытым. Т.е. есть возможность при необходимости изменять или дорабатывать конфигурацию под нужды организации.

В конфигурации есть некоторые участки закрытого кода, но их очень мало. Например, подсистема лицензирования.

Программный код закрыт с использованием “WiseAdvice: Защита конфигураций 2”. Второй вариант защиты лицензирования – использование системы лицензирования и защиты конфигураций 1С:СЛК 3.0.

Результаты внедрения

Перед описанием результатов внедрения необходимо дать количественную оценку уровня вовлеченности сотрудников компании как пользователей ИСУ «ПБиОТ». После внедрения в «Горной» и «Химической» группах были достигнуты показатели по количеству сотрудников-пользователей, приведенные в табл.

В итоге получается, что каждый пятый сотрудник является пользователем ИСУ «ПБиОТ», а каждый десятый ежедневно входит в систему. При этом в данной статистике не участвуют 27 компаний ДЗО и их филиалы (дочерних зависимых обществ), которые так же являются активными пользователями системы.

Качественный эффект от внедрения можно отразить в следующих тезисах.

Система позволяет сократить время на:

• ручную обработку данных;
• ручную подготовку необходимых отчетов;
• поиск нужных документов;
• составление планов и графиков;
• множественность избыточных согласований и др.;
• анализ и оценку ситуации, принятие решений.

Корпоративный эффект:

• Повышение уровня корпоративной культуры, улучшение управления, взаимодействия и реализации решений.
• Значительное ускорение процессов коллективной работы с документами, процедур согласования, повышение качества делопроизводства и документооборота, наличие «под рукой» любой необходимой информации.
• Значительное повышение эффективности контроля и уровня исполнительской дисциплины.
• Повышение эффективности прогнозирования, планирования, бюджетирования.
• Улучшение имиджа компании в связи с использованием передовых информационных технологий.
• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение исполнительской дисциплины, рост производительности труда.

Количественный эффект от внедрения показан на рис. 7.

Для расчета возможного экономического эффекта для потенциальных заказчиков системы может служить следующий пример автоматизации работы по выдаче нарядов-допусков с применением КЭП.

Без ИСУ, при применении бумажного носителя оформление, согласование и подписание у всех ответственных лиц одного наряда-допуска в среднем занимает 2 часа (120 минут).

В системе ИСУ «ПБиОТ», без использования функции дублирования схожего наряда-допуска и дальнейшего редактирования, но с электронным согласованием у ответственных лиц при помощи электронной подписи, среднее время на занесение наряда-допуска составляет примерно 35 минут, которое с помощью функций дублирования и шаблонов можно снизить до 15–20 минут.

Дальнейший подсчет выглядит следующим образом.

Выгода по временным затратам сотрудников на 1 наряд-допуск: 120 – 35 = 85 мин.

Стоимость одного человеко-часа (при учете средней заработной платы в Центральном федеральном округе на 2021 год — 53 000 руб.) — 301 руб.

Количество нарядов-допусков за 1 месяц (не во время капитальных ремонтов) — 4000.

Итого за 1 месяц экономия по времени работников составляет 85×4000 = 340 000 мин = 5667 ч.

Ежемесячная экономическая выгода в этом случае составит 5667×301 = 1 705 667 руб.

Таким образом, за 10 месяцев с начала внедрения проекта система только на одном блоке «Нарядов-допусков» позволяет сэкономить 17 000 000 руб. Также к ним можно прибавить сокращение затрат за счет автоматизации на такие объемные бизнес-процессы, как отчетность в Ростехнадзор по 25-му приказу, ведение проверок, аудитов, корпоративной и статистической отчетности.

Создаем схему бизнес-процесса

Теперь построим схему маршрута движения заявки на мероприятие между инициатором, согласующим и сотрудником, ответственным за проведение инструктажа.

Вслед за стартовым событием — “Новый инструктаж” — добавляем шаг “Согласовать инструктаж”, а вслед за ним развилку, которая обеспечит дальнейшую маршрутизацию заявки в зависимости от решения согласующего:

• На случай, когда запрошенный инструктаж не согласован, добавьте шаг для отправки и автоматического уведомления инициатора о статусе его заявки и комментариях согласующего. Завершите эту ветку процесса шагом “Инструктаж не согласован”.
• На случай, когда запрошенный инструктаж согласован, построим отдельную ветку процесса. Для этого добавим шаги — “Определить регламент проведения инструктажа”, “Согласовать регламент проведения инструктажа” и развилку, которая вернет заявку на предыдущий шаг в случае необходимости доработки регламента или отправит заявку далее по процессу.

Вслед за шагом для согласования регламента добавим автоматическое уведомление участников инструктажа о регламенте его проведения. Содержание уведомления можно адаптировать и, например, отправить не весь регламент целиком, а только время и место его проведения.

В нашем примере бизнес-процесс подходит к завершению через шаги “Провести инструктаж” и отправкой автоматического уведомления об итогах мероприятия заинтересованным лицам. Финальный шаг “Инструктаж проведен” добавлен для корректного завершения бизнес-процесса и присвоения экземпляру инструктажа соответствующего статуса “Проведен”.

Создаем формы

Для начала создадим справочники, которые будут использоваться в формах бизнес-процесса, и заполним их данными. В случае решения для проведения инструктажа это могут быть сотрудники, типы инструктажа и любые другие бизнес-объекты, с учетом специфики организации ОТТБ на вашем предприятии.

Далее создаем стартовую форму процесса — ее нужно будет заполнить для старта процесса согласования и проведения инструктажа. Добавляем поля “Инструктаж” и “Ответственный”, в которых инициатор процесса, например, руководитель подразделения охраны труда, сможет выбрать из соответствующих справочников необходимый тип инструктажа и назначить ответственного сотрудника.

В дальнейшем, благодаря использованию справочников, можно будет проверить сколько раз за период был проведен инструктаж определенного типа и оценить нагрузку на организацию этих мероприятий для определенного сотрудника. Отмечаем эти поля как обязательные.

Схема системы

Техническая архитектура предприятия из «Горной группы» представлена на рис. 3. Справа расположены интегрируемые внешние системы, а именно:

Для предприятий «Химической группы» данная схема выглядит немного иначе, в этом случае внешней (интегрируемой) системой является сервер предприятий «Горной группы». Это необходимо для снижения нагрузки на сторонние системы и организации единого хранилища данных всей группы компаний, что позволяет осуществлять комплексный анализ ситуации в области ПБ и ОТ из единой точки.

Информационные связи между компонентами (модулями и блоками) системы на предприятии «Горной группы» представлены на рис. 4. В этом случае центральным (ключевым) компонентом для системы является система сменных нарядов, в то время как для предприятий «Химической группы» таким блоком являются «Наряды-допуски».