- Что делать с номенклатурой дел на 2020 год?
- Где хранить документы по охране труда
- Кадровикам и специалистам по от на заметку: новые сроки хранения документов | ао нпо «техкранэнерго» нижегородский филиал
- Кто утверждает сроки хранения
- Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения
- Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
- Удостоверения по охране труда
Что делать с номенклатурой дел на 2020 год?
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2022 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Кадровикам и специалистам по от на заметку: новые сроки хранения документов | ао нпо «техкранэнерго» нижегородский филиал
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Росархива от 20.12.2022 N 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
- график отпусков – три года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – пять лет вместо трех.
Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
- документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналы инструктажей – 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2022 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2020
Особый интерес для специалистов по охране труда представляет Раздел 7.3. «Охрана труда» приказа N 236, а именно 24 пункта (с п.407 по п.430).
Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие. Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2022 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения
Не спешите избавляться от важных бумаг раньше времени, за это предусмотрена административная ответственность. Сейчас штраф назначается как на должностное лицо, так и на организацию. За несоблюдение срока архивного хранения журналов инструктажей по ОТ руководителю придется выложить круглую сумму. Она составит от 3000 до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Наказание за отсутствие документов гораздо жестче. Ответственность придется нести за нарушение требований по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Штраф составит от 15 000 до 25 000 рублей — для должностного лица и от 110 000 до 130 000 — для организации.
Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Удостоверения по охране труда
Чтобы приступить к работе, сотрудники проходят обучение по охране труда и получают удостоверение. Срок его годности не ограничен, но периодически туда вносят отметки о прохождении обучения, обычно раз в три года. Если сотрудник уже не работает на предприятии, работодатель обеспечивает хранение удостоверений по охране труда так же, как и остальных документов. По закону, удостоверения о прохождении обучения по ОТ хранят целую пятилетку (п. 423 б).
