Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета Охрана труда
Содержание
  1. Содержание
  2. Чем регламентируется?
  3. Основания для командировки
  4. Гарантии при командировании
  5. Что указывается в приказе?
  6. Срок хранения документов
  7. Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
  8. Примерная форма приказа о выплате работнику компенсации расходов за наём жилого помещения (подготовлено экспертами компании “Гарант”)
  9. Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
  10. Когда оформляется авансовый отчет
  11. Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
  12. Возмещение расходов по командировке
  13. Ограничения по возмещению расходов сотрудникам
  14. Бухучет возмещения расходов сотруднику
  15. Итоги
  16. Суть компенсации ГСМ
  17. Документы по компенсации ГСМ
  18. Расчёт компенсации ГСМ сотруднику
  19. Основное по расчёту компенсации
  20. Расчёт километража
  21. Определение расхода ГСМ
  22. Расчёт компенсации
  23. Учёт компенсации ГСМ
  24. Служебная записка о ГСМ (транспортных расходах)
  25. Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ
  26. Какие документы понадобятся, чтобы компенсировать работнику ГСМ
  27. Служебная записка на возмещение ГСМ
  28. Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец
  29. Скачивать формы могут только подписчики журнала Вы подписчик? Войдите на сайт и скачивайте нужные формы Вы не подписчик? Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
  30. Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ
  31. Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)
  32. Служебная записка на возврат денежных средств
  33. Служебная записка на возмещение денежных средств: образец
  34. Скачивать формы могут только подписчики журнала Вы подписчик? Войдите на сайт и скачивайте нужные формы Вы не подписчик? Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
  35. Служебная записка для налоговых целей
  36. Сколько времени нужно хранить служебную записку на возмещение денежных средств

Содержание

Порядок документирования командирования сотрудников – очень важный момент при направлении в служебные поездки работников предприятия. Оформление имеет значение не только для кадрового отдела, но и для бухгалтерии. При наличии ошибок могут возникнуть вопросы у проверяющих инстанций и повлечь штрафные санкции на организацию.

Командировка – это служебная поездка для проведения трудовых обязанностей вне места основной деятельности сотрудника. Порядок командировки должен быть документально оформлен.

Дополнительно:  Техническое обслуживание паровых котельных

К примеру, если головной офис организации находится в городе Москва, то служебная поездка в Московскую область с ночёвкой является командировкой и оформляется по установленному порядку.

Чем регламентируется?

Служебная поездка и её документальное оформление прописаны в гл. 24 Трудового Кодекса РФ, а также Положении о направлении в служебные поездки № 749. Помимо этого, основные моменты должны быть отражены в локальных актах самой организации. Это обязательно, если работа на предприятии предполагает наличие командировок.

Основания для командировки

Оформление служебной поездки начинается с основного документа – приказа руководителя. Он готовится с учетом служебной записки или распоряжения работодателя. В нём прописываются основания и сроки командирования, цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником. С приказом знакомятся под роспись.

Служебное удостоверение, записка с 2015 года не являются обязательными для составления. Но многие организации продолжают их оформлять. В служебном задании можно более подробно прописать обязанности командируемого.

По возвращении из поездки работник должен оформить авансовый отчёт с документальным подтверждением затрат и предоставить его не позднее 3-х рабочих дней. Далее он сдаётся на проверку в бухгалтерию и направляется на подпись руководителю для дальнейшей компенсации.

Авансовый отчёт оформляется по форме № АО-1. Также для этих целей организация может закрепить в локальном документе свой образец документа. Именно после его оформления и приказа о возмещении расходов будут выплачены работнику средства.

Оформление необходимых документов на служебную поездку

Гарантии при командировании

В ст. 168 Трудового Кодекса РФ на работодателя возложены определённые обязанности при командировании сотрудника. Направляясь в служебную командировку, работник может рассчитывать на следующее:

  • Суточные – денежные средства сотруднику для покрытия его расходов в поездке. Выплачиваются по оформленному приказу о командировании работника в служебную поездку. Размер определяется за каждый день командировки;
  • Оплата затрат на проживание, проезд до места назначения и обратно. Возмещаются затраты на питание в некоторых случаях. Это не исключает выплату суточных;
  • Оплачивается средний заработок за каждый день;
  • Иные расходы, оговоренные с руководителем или прописанные во внутренних документах, которые будут оплачены работнику;

Суточные оформляются из расчета 700 рублей в сутки при командировании по территории России. При поездке за рубеж сумма составляет 2500 руб.

Командировка не допустима без оформления и перечисления аванса. Если сотруднику, направленному в командировку, его не выдать, он по закону может отказаться от поездки. При этом к нему не могут быть применены штрафные санкции.

Что указывается в приказе?

Приказ о возмещении командировочных расходов – официальный документ, подписанный руководителем. Именно на его основании сотруднику компенсируются все расходы, которые были в командировке и потрачены собственные средства сверх выданного аванса.

В приказе о возмещении командировочных расходов должно быть оформлено с учётом наличия в локальном акте следующих данных:

  1. Полное наименование организации;
  2. Дата составления, порядковый номер;
  3. Основная часть текста;
  4. Данные сотрудника, которому производится возмещение средств;
  5. Его должность и структурное подразделение;
  6. Финансовое документальное подтверждение расходов как основания для выплаты;
  7. Подписи сторон – руководителя, лица, отвечающего за выполнение распоряжения и командированного сотрудника.

Установленной формы бланка нет, он должен соответствовать всем нормам документирования. Если это необходимо, в локальных актах может быть оформлен образец данного документа. Номер приказа после составления и подписания фиксируется в документальном журнале учёта приказов.

Во внутренних актах прописываются правила направления сотрудников в служебные командировки и процедуры отчёта по затратам. В нём могут быть конкретно определены все расходы, компенсация которых положена работнику. Могут быть указаны и максимальные размеры возмещения.

Необязательно размер компенсируемых расходов должен быть одинаков для всех. Для руководящего состава он, как правило, выше.

При оформлении документации указывается максимальная сумма, которая была потрачена командированным работником на служебные нужды компании. Для составления приказа работник должен в течение двух недель после возвращения подать заявление.

Срок хранения документов

При служебной командировке протяжённостью до 10 дней за рубеж или по России приказы в архиве предприятия хранятся 5 лет. Если срок от 10-60 дней, то период хранения документов может составлять 50 или 75 лет.

Таким образом, сотрудник в командировке должен разумно подходить к своим тратам. Далеко не все расходы можно будет в дальнейшем обосновать и получить за них компенсацию.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Примерная форма приказа о выплате работнику компенсации расходов за наём жилого помещения (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

Приказ
о выплате работнику компенсации расходов за наём жилого помещения

2. Финансово-экономическому отделу осуществлять выплаты по возмещению расходов, связанных с оплатой найма жилых помещений.

С приказом ознакомлен:

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о выплате работнику компенсации расходов за наём жилого помещения

Разработана: Компания “Гарант”, сентябрь 2019 г.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

В некоторых компаниях сотрудники используют личный автомобиль для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае нужно не только рассчитывать сумму компенсации расходов на ГСМ, но и правильно отражать операции в бухгалтерском и налоговом учёте.


  • Суть компенсации ГСМ

  • Документы по компенсации ГСМ

  • Расчёт компенсации ГСМ сотруднику

  • Учёт компенсации ГСМ

Суть компенсации ГСМ

В штате компании могут быть различные сотрудники, трудовая деятельность которых связана с поездками и разъездным характером работы. К примеру, водители, курьеры, торговые представители, менеджеры и др. Они могут использовать личный автомобиль для выполнения должностных обязанностей, в том числе и покупать ГСМ для этих целей.

Согласно ст. 164 ТК, компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля — выплата в денежной форме, связанная с возмещением сотруднику расходов, которые возникли при исполнении им трудовых обязанностей. При этом компенсации подлежат и иные транспортные расходы сотрудников, а не только ГСМ, например:

  • сам факт использования личного транспорта (часто это аренда);
  • аренда автомобиля (если он не в собственности сотрудника, а арендуется им);
  • расходы на содержание транспорта.

Обязанность работодателя компенсировать расходы, которые понёс сотрудник при выполнении должностных обязанностей при использовании личного имущества, указана в ст. 188 ТК.

Документы по компенсации ГСМ

Компенсация расходов на ГСМ выплачивается только в том случае, если они являются экономически обоснованными и подтверждаются соответствующей документацией (ст. 252 НК). При этом работодатель компенсирует такие затраты лишь при условии, что они произведены с его ведома и согласия (Письмо Минфина от 10.09.2015 г. № 03-03-07/52139).

Для выплаты компенсации ГСМ требуется оформить такие документы:

  1. Внутреннюю нормативную документацию — порядок расчёта и выплаты компенсации фиксируется в коллективном договоре, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также в трудовом договоре нужно указать, что у сотрудника разъездной характер работы или для выполнения трудовых обязанностей он может использовать свой автомобиль и получать компенсацию ГСМ. Условие о компенсации и правила ее выплаты также могут быть указаны в положении о компенсации, в котором прописываются все должности и порядок выплаты.
  2. Документы для оформления компенсации — копия ПТС, путевой лист (Письмо ФНС от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419@), чеки на оплату ГСМ, заявление на компенсацию, приказ на выплату компенсации.

Расчёт компенсации ГСМ сотруднику

Работодатель выплачивает компенсацию ГСМ не по всем чекам на покупку топлива, поскольку сотрудник использует свой автомобиль не только для выполнения работы, но и для личных целей. Если оплатить компенсацию абсолютно всех затрат на ГСМ, то ИНФС обяжет удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы, поскольку частично будет компенсация личных расходов сотрудника (п. 3 ст. 217 НК).

Основное по расчёту компенсации

Правила компенсации ГСМ сотруднику закрепляются во внутренней документации работодателя, и сотрудник вправе ознакомиться с ней. Если его не устроят правила расчёта, он вправе отказаться от использования личного автомобиля в рабочих целях — работодатель не вправе заставлять его делать это.

При расчете компенсации ГСМ необходимо произвести несколько расчётов. А для этого нужно иметь такие сведения:

  • стоимость 1л. ГСМ;
  • километры, которые проехал сотрудник по рабочим делам;
  • расход топлива транспортного средства на 100 км.

Стоимость ГСМ рассчитывается как среднее значение по чекам на покупку. А километраж и расход ГСМ определяется несколькими вариантами — путевыми листами, спутниковой навигацией, картами.

Расчёт километража

Километраж можно определить такими способами:

  • На основании путевого листа, при оформлении которого указываются марка транспортного средств и его госномер, срок действия путёвки, сведения о собственнике и водителе авто. В путевом листе обязательно нужно зафиксировать маршрут, по которому едет сотрудник.
  • При использовании спутниковой навигации, которая устанавливается на транспортное средство. По сведениям из системы можно проследить маршрут передвижения сотрудника и посчитать километраж.
  • При использовании Google-карт измеряется расстояние, которое сотруднику нужно проехать из точки А в точку Б и вернуться обратно.

Определение расхода ГСМ

Что касается расхода ГСМ, то для его определения работодатель может сам выбрать, какой метод будет для этого использовать. Ориентироваться можно на такие способы:

  • Использовать распоряжение Минтранса от 14.03.2008 г. № АМ-23-р (в ред. от 30.09.2021 г.). В этом документе содержится перечень транспортных средств и конкретный расход топлива по каждому из них. Многие работодатели применяют этот способ как основной, а если автомобиль не включен в перечень, по нему применяют дополнительный способ.

  • Использовать документы производителя транспортного средства — это дополнительный способ определения расхода ГСМ. Однако некоторые компании используют его как основной, поскольку применять распоряжение Минтранса — не обязательно. В данном случае работодатель находит сведения о расходе топлива в руководстве к авто и использует их при составлении внутреннего документа. При этом нужно учесть, что такие сведения являются приблизительными и по мере эксплуатации транспорта меняются из-за состояния автомобиля, дорожных условий, стиля вождения.

  • Использовать контрольный замер — производится работодателем самостоятельно с целью определения точного расхода ГСМ по конкретному транспортному средству. При его расчёте также привлекаются сотрудники компании и эксперты. Схема расчёта заключается в том, что сначала заполняют бак полностью и фиксируют показатель на одометре, потом ездят до полного использования ГСМ и снова фиксируют показатель на одометре, и далее из второго показателя одометра вычитают первый — это будет километраж, пройденный автомобилем при полной заправке.
    Далее нужно посчитать расход:

    Километраж при полном баке / Кол-во литров в полном баке * 100 км

    При этом также требуется учитывать повышающие коэффициенты (примеры из прил. № 5 приказа Минтранса № АМ-23-р).

  • Использовать иные источники информации, к примеру, сайты, касающиеся транспортных средств. Информацию, которую из них взяли, нужно указать в качестве ссылок при расчёте расхода ГСМ.

Расчёт компенсации

Расчёт компенсации бензина сотруднику производится на основании такой формулы:

(Расход ГСМ / 100 км.) * Километры в пути сотрудника * Стоимость 1 л. ГСМ

Пример: Расход ГСМ транспортного средства 6,1 л. на 100 км. Работник проехал 350 км. Стоимость 1 литра бензина — 49,15 руб. Компенсация составит:

(6,1 / 100 км.) * 350 км. * 49,15 руб. = 1 049,35 руб.

Учёт компенсации ГСМ

Для учёта расчётов с сотрудниками в части компенсации ГСМ применяется счёт 73 для расчётов с персоналом по прочим операциям. Он корреспондирует с затратными и денежными счетами:

ДтКтОперация
20 (23, 25, 26, 44)73Начислили компенсацию ГСМ
7350 (51)Выплатили компенсацию ГСМ

С выплаченной компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Также на неё не нужно начислять страховые взносы. Дело в том, что это не доход сотрудника, а компенсация ранее произведённых им расходов.

При выплате компенсации ГСМ сотруднику налогообложение прибыли подразумевает, что такие расходы работодатель учитывает, чтобы уменьшить базу по расчёту налога на прибыль. Однако нужно помнить, что в данном случае имеются некоторые ограничения в размере этой компенсации (п. 38 ст. 270 НК). Кроме того, чтобы у налоговой инспекции не было никаких вопросов, обязательно нужно документально оформлять весь процесс компенсации сотруднику затрат на ГСМ.

Пробный доступ к ЭВ и сервисам_1

Добавить в «Нужное»

Служебная записка о ГСМ (транспортных расходах)

Нередко в служебных целях сотрудник использует личный автомобиль. Например, работник с согласия работодателя может на собственной машине отправиться в командировку. При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). И в случае поездки в командировку на личном авто к таким расходам, в частности, относятся расходы на ГСМ.

Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ

Еще до отправки в командировку нужно зафиксировать, как именно работнику будут возмещаться расходы: в размере фактически понесенных расходов или некая фиксированная сумма.

Вы можете заключить с сотрудником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Соответственно, работнику будет положена компенсация, указанная в этом соглашении. Можно предусмотреть два варианта выплаты:

  • или сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
  • или расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.

Вы можете выбрать и иной вариант: не заключать с сотрудником никакого соглашения, а его расходы на ГСМ компенсировать на основании отчета работника.

Какой бы вариант вы ни выбрали, чтобы избежать споров с налоговиками, автомобильную компенсацию (включая ГМС) можно включить в «прибыльные» расходы лишь в пределах установленных нормативов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • 2400 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает 2000 куб.м.;
  • 3000 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля превышает 2000 куб.м.

Какие документы понадобятся, чтобы компенсировать работнику ГСМ

Перед поездкой работника в командировку оформите путевой лист.

А уже по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

Также работник может написать служебную записку на компенсацию ГСМ.

Служебная записка на возмещение ГСМ

Служебная записка на ГСМ не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде. Такую записку пишет работник, ездивший в командировку на своем автомобиле, на имя руководителя организации.

В служебной записке, помимо суммы, потраченной на ГСМ, работнику нужно указать сроки пребывания в служебной поездке.

Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.

Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец

Приведем служебную записку на компенсацию ГСМ (образец).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ

Такая служебная записка входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

ЗАРПЛАТНЫЕ СПОРЫ:
что думают судьи

САМОЗАНЯТЫЙ КОНТРАГЕНТ:
как избежать налоговых проблем

БУМАЖНЫЕ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ИЗДАНИЯ:
когда можно учесть, а когда нельзя

«ПРИБЫЛЬНЫЕ» ПОДСКАЗКИ:
готовимся к сдаче отчета за полугодие

Пробный доступ к ЭВ и сервисам_1

Добавить в «Нужное»

Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

Случается, что работнику приходится тратить собственные деньги для нужд организации, и работодатель должен возместить ему эти траты. Такое, к примеру, возможно, если работник оплачивал из собственных средств стоимость проезда к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). В целях возмещения денег составляется служебная записка на компенсацию денежных средств.

Служебная записка на возврат денежных средств

Служебная записка на возмещение расходов пишется на имя руководителя организации работником, который потратил собственные средства. В служебной записке на возмещение денежных средств нужно указать, на какие цели работником были потрачены деньги, а также сумму, которую он просит возместить.

К записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (например, распечатку электронного билета, распечатку с банковской карты и т.д.).

На служебной записке руководитель ставит визу, а затем служебная записка на возмещение расходов передается в бухгалтерию.

Служебная записка на возмещение денежных средств: образец

В качестве примера служебной записки на возмещение расходов приведем служебную записку о возмещении расходов на транспорт.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Служебная записка для налоговых целей

Служебная записка на возмещение расходов потребуется компании в числе прочих документов для подтверждения обоснованности включения расходов в базу по налогу на прибыль или по налогу при УСН.

Кроме того, в большинстве случаев суммы, возмещаемые работодателем работнику, не являются доходом последнего, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому такая записка нужна будет для подтверждения того, что суммы, уплаченные работником, потрачены на нужды организации.

Сколько времени нужно хранить служебную записку на возмещение денежных средств

Хранить записку нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

ЗАРПЛАТНЫЕ СПОРЫ:
что думают судьи

САМОЗАНЯТЫЙ КОНТРАГЕНТ:
как избежать налоговых проблем

БУМАЖНЫЕ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ИЗДАНИЯ:
когда можно учесть, а когда нельзя

«ПРИБЫЛЬНЫЕ» ПОДСКАЗКИ:
готовимся к сдаче отчета за полугодие

Оцените статью
Добавить комментарий