Журнал инструктажа по охране труда | Современный предприниматель

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

В таком журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда.

Журнал инструктажа по технике безопасности

Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что журнал по технике безопасности 2021 года представлен в трех формах:

Их оформляют и ведут по следующим правилам:

• Журнал должен быть прошит, а его станицы пронумерованы.

• Прошивка скрепляется печатью организации и подписью ответственного лица.

• Помарки и исправления в журнале не допускаются.

Закон не регламентирует, что у одного работодателя должен быть лишь один экземпляр каждого вида журнала. Поэтому в зависимости от удаленности подразделений и специфики работы можно заводить несколько журналов для одной компании. Главное, чтобы все инструктажи были зафиксированы, и работодатель мог предъявить сведения по каждому работнику.

Ведут журналы должностные лица, на которых работодатель возложил обязанность проводить инструктажи.

Ниже будет подробно рассмотрено, как заполняется Журнал по технике безопасности, образец на каждый вид и ссылка для скачивания заполненной формы.

Журналы, оформление которых обязательно

Обязательные журналы по охране труда представлены журналами регистрации и журналами учета. Каждая группа содержит определенные документы.

Перечень журналов по охране труда, связанных с регистрационными действиями.

• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Документ, который обязан присутствовать в каждой организации. Он содержит сведения о сотрудниках, прошедших вводный инструктаж, инструкторах и дате проведения учебных мероприятий. Каждая запись закрепляется подписью инструктора и инструктируемого.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Документ посвящен обучению сотрудников в рамках первичного, внепланового, повторного и целевого инструктажа. Как и в случае с журналом для вводных инструктажей, он содержит сведения об инструктируемом и инструктирующем лице, даты и подписи. Возможно внесение информации касательно стажировки персонала.
• Журнал регистрации несчастных случаев на рабочем месте. Документ, посвященный несчастным случаям на производстве. Журнал заполняется после проведения служебной проверки. Это позволяет отобразить исчерпывающую информацию о происшествии.
• Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа. Документ заполняется инструктором, отвечающим за пожарную безопасность. В нем содержатся сведения о вводных противопожарных инструктажах, проведенных для вновь принятых сотрудников.

Перечень журналов учета.

• Журнал учета инструкций по охране труд. В журнале содержатся сведения об инструкциях, действующих на предприятии. Его заполняют специалисты по охране труда. Они прописывают краткую информацию об инструкциях, присваивают каждой свой номер.
• Журнал учета выдачи инструкций. Документ, связанный с предыдущим журналом. В нем ведется учет инструкций, выданных работникам организации.
• Журнал учета обучения. В журнале отображается информация о периодичности проведения обучающих мероприятий. В нем находятся сведения о содержании и продолжительности учебных программ, а также личные данные сотрудников, отвечающих за обучение.
• Журнал присвоения групп по электробезопасности. Документ, содержащий данные лиц, получивших группы по электробезопасности. К работе с журналом допускаются сотрудники, имеющие допуск не ниже третьей группы.
• Журнал проверки знаний по электробезопасности. В журнале ведется учет проверочных мероприятий. В нем указываются даты проверок, а также должности и ФИО работников, участвующих в процедуре.
• Журнал нарушений. Документ, посвященный нарушениям, выявленным надзорными органами.
• Журнал административного контроля. Документ, содержащий сведения о работах по устранению недостатков, выявленных при проверке. Предполагается ведение трехступенчатого контроля, затрагивающий рабочий участок, производственное подразделение и предприятие целиком.

Перечисленный перечень журналов по охране труда не является исчерпывающим. На предприятии могут использоваться дополнительные документы, обусловленные спецификой его деятельности и отраслевыми нормативами.

Дополнительные журналы учета могут быть связаны с проведением определенных мероприятий:

• медицинские осмотры и освидетельствование персонала;
• учет документов, предоставляющих допуск к определенным работам;
• выдача и хранение защитных средств;
• проведение работ по техническому обслуживанию оборудования;
• приемка, отгрузка и хранение особо опасной продукции.

Возможна подготовка дополнительных регистрационных журналов по фиксации следующих действий:

• выдача удостоверений;
• выдача распоряжений;
• выдача допусков к выполнению опасных работ;
• проверка и испытание защитных средств.

При наличии повышенных рисков для здоровья сотрудников оформляются журналы по регистрации профессиональных заболеваний.

Законодательная база

Основными законодательными актами, которые регламентируют, что у работодателя должен быть журнал по технике безопасности и охране труда являются:

В пункте 2.1.3. Порядка обучения сказано, что факт прохождения всех видов инструктажей по охране труда должен фиксироваться в специальных журналах.

Всего выделяют пять видов инструктажей:

• вводный;

• первичный;

• повторный;

• целевой;

• внеплановый.

Формы, по которым ведутся журналы по охране труда и технике безопасности установлены ГОСТом 12.0.004-2021.

Этот документ вступил в силу только с 01.03.2021 года. Он является «правопреемником» старого ГОСТа 12.0.004-90. Во вводных положениях нового ГОСТа сказано, что он сохраняет основные правила, которые были в документе от 1990 года. Но вместе с тем, появились и некоторые изменения. Раньше регистрация инструктажей проводилась в двух журналах:

• Журнал регистрации по технике безопасности для вводного инструктажа.

• Журнала для всех остальных (четырех) видов инструктажей.

В новом ГОСТе для целевого инструктажа выделили отдельный регистр.

Как вести журнал распоряжений по от

Чтобы правильно заполнять журнал распоряжений по ОТ, необходимо учесть следующее:

• заполнять строки в полном объеме;
• помарок и исправлений допускать не желательно;
• обязательны подписи руководителей и их подчиненных;
• простановка дат обязательна;
• исправления выполняются со сноской на той же странице;

Правила ведения желательно отразить в локальных нормативных актах.

Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений

Хотя формализованного документа, о том, какие графы должны содержаться в журнале, не разработано, в любом случае рекомендуется:

1. Разработать по предприятию единообразную форму ведения, утвержденную положением.
2. Выполнить распечатку документов по единой форме в типографии.

Как заполнять графы:

• первая графа — указывается порядковый номер;
• во второй графе прописывается число, когда было оформлено удостоверение;
• в третьей — порядковый номер удостоверения;
• в четвертой — номер удостоверения по порядку;
• пятая графа содержит информацию о сотруднике, получившему удостоверение;
• в шестой указывается должность специалиста, согласно штатному расписанию;
• в седьмой содержаться сведения о месте работы, подразделении;
• в восьмой допускается оставить место для примечания (дополнительной информации).

Как правильно прошнуровать и пронумеровать

Неважно, сколько страниц содержит документ, все они должны быть пронумерована, причем нумерация начинается с первого листа.

Несколько правил заполнения документа:

• пронумеровать все страницы;
• написать наименование производственного участка;
• на титульной странице написать с какого числа началось ведение журнала и оставить место для даты, когда он будет закончен.

Прошивка документа обязательна. Для этого с помощью шила выполняются два отверстия, отступив 3/4 от страницы снизу. Сквозь отверстия продеваются нити и вытягиваются на последнюю страницу, завязываются в узел, при этом необходимо оставить два свободных конца, которые будут приклеиваться к бумаге.

Журнал — это документ и должен быть учтен в делопроизводстве: документу необходимо присвоить регистрационный номер.

Все перечисленные рекомендации должны соблюдаться.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна к задействованию работодателем в силу положений ст. 212 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов 2 типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Каковы сроки хранения журналов

В зависимости от назначения, у журналов по ОТ сроки хранения разные, к примеру:

1. Регистрации профзаболеваний нельзя уничтожать, необходимо хранить бессрочно.
2. Хранение журналов, в которых отражается информация о проведении инструктажей, обеспечивается не менее 10 лет.
3. Документы, в которых прописываются наложение административных взысканий и штрафов хранятся 3 года.

Сроки хранения журналов могут быть регламентированы распорядительным документом по предприятию.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибки в журналах по охране труда встречаются с завидной периодичностью. Вот наиболее распространенные из них.

• Отсутствие информации о типе проводимого инструктажа (первичный, повторный, внеплановый и т.д.).
• Не отображены сведения о количестве смен, отработанных при стажировке.
• Отсутствие подписи инструктирующего или инструктируемого лица.
• Отсутствие данных об инструктажах для первой группы электробезопасности.
• Не отображены данные о вводных инструктажах. Нередко возникают ситуации, когда мероприятие проведено, но в процессе оформления прочих документов о нем забывают указать.
• Даты проведения инструктажей прописаны некорректно, нарушена хронологическая последовательность.
• Даты пересмотра инструкций не соответствуют информации, отображенной в журнале.
• Некорректное отображение должности инструктируемого лица.
• Некорректное наименование проводимого инструктажа.
• Наличие грубых исправлений и приписок, позволяющих усомниться в подлинности информации.
• Повреждение шнуровки, связывающей все страницы документа.
• Удаление одной или нескольких страниц из журнала.

Законодательством не установлены жесткие требования к исправлению ошибок. Если в журнале появилась некорректная информация, необходимо заполнить последующую строку соответствующим образом: «Запись №.. внесена ошибочно». После вносятся необходимые данные, журнал ведется в штатном режиме.

Рекомендации по устранению ошибок подходят для разовых неточностей, допущенных случайно. Если в документе отсутствуют страницы или имеются множественные исправления, подобный способ не подойдет.

Об особых журналах

Наряду с основными документами на предприятии ведутся бумаги особого назначения, к примеру, это журнал учета выдачи удостоверений. Согласно нормативным актам всем специалистам и работникам по направлениям деятельности необходимо проходить обучающие программы, чтобы быть допущенными к выполнению работ. После трудоустройства необходима организация мероприятий, и в течение первого месяца должно быть все организовано.

Программы разрабатываются на основании принадлежности по отрасли, а также условий трудового процесса и характера работы. Перечень утверждается распорядительным актом по организации.

Чтобы четко отслеживать аттестацию сотрудников специалистам кадровой службы стоит завести журнал по учету и выдаче удостоверений, ведением занимается сотрудник, назначенный приказом.

На бесплатную подготовку имеет право каждый работник, причем соглашение на обучение подготавливается таким образом, что работник не отрывается от выполнения основных обязанностей.

Перечень информации, отражаемой в журнале:

• количество удостоверений, выданных на руки персоналу;
• как осуществляется контроль их выдачи, то есть может быть введена система с отрывными талонами;
• нюансы, касающиеся сотрудников по электротехническим направлениям;
• сведения о выданных удостоверениях, которые после направляются руководству объекта;
• сведения о разрешениях на работы во вредных условиях трудового процесса.

Хотя ведение документа не является обязательным, но заводить его рекомендуется.

Общие правила ведения журналов регистрации инструктажей по охране труда

Журналы инструктажей по охране труда подтверждают соблюдение компаний требований законодательства РФ в части обучения трудящихся правилам безопасности, поэтому при проверках к ним предъявляются высокие требования. Когда проводится расследование причин травмирования трудящихся, они играют важную роль – позволяют установить, почему произошло нарушение ТБ: вследствие личной неосторожности пострадавшего либо из-за того, что не было организовано надлежащее обучение его ОТ.

Заполняя журналы инструктажей по охране труда, забудьте о:

• подтираниях ластиком или лезвием, замазывании корректором, заклеивании клеток или строк;• внесении записей карандашом или ручкой, которая может стираться;• вырывании, замене, вставке листов;• оставлении пустых строчек «на потом»;• внесении записей заранее.

Если в процессе заполнения журнала произошла ошибка, нужно:

• аккуратно вычеркнуть всю строку;• сделать пометку «ошибочная запись»;• поставить дату и подпись;• внести правильную запись в следующую строку.

Порядок заполнения журналов следует прописать в том же положении, в котором приводятся образцы журналов вводного инструктажа по охране труда и других разновидностей инструктирования. В нем же следует оговорить порядок их хранения и передачи в архив. Хранятся заполненные журналы в течение 10 лет после внесения последней записи.

Первая и вторая ступени контроля

Ведение журналов, в которых отражается информация по первой и второй ступеням контроля является обязательным.

Рассмотрим, для чего ведется той и иной документ и как они должны заполняться. Тонкости ведения первой ступени:

1. Каждый руководитель должен контролировать состояние ТБ на рабочих местах, причем эта работа проводится ежедневно. Для того, чтобы фиксировать состояние ОТ на РМ, существует журнал.
2. Оформление документа осуществляется так: в первой графе ставиться порядковый номер, во второй — содержание замечания, в третьей — лицо, ответственное за устранение недостатков, в последней — подпись нарушителя.
3. Чтобы было удобно выявлять замечания, в журнале может быть перечень замечаний, которые заносятся в документ.
4. Замечания могут быть разного характера, поэтому хранение журнала необходимо, и не исключено, что он потребуется при расследовании профзаболевания или несчастного случая.

О ведении второй ступени:

• ведением второй ступени контроля, как правило, занимается ответственный за ОТ руководитель;
• заполнение граф осуществляется каждую неделю, как минимум два раза;
• в журнале указывается информация о состоянии ОТ в организации, в том числе как ведется на предприятии первая ступень контроля.

Требования к ведению журналов такие же, как и ко всем иным документам.

Перечень необходимых журналов по от на предприятии

Обязательно следует вести следующие документы:

В каждом подразделении, в зависимости от специфики деятельности необходимо вести ряд документов, и это будет доказательством, о том, что за требованиями ОТ и ТБ отслеживается.

Правила заполнения журнала по охране труда

Согласно нормативным актам существуют некоторые правила по ведению журналов, а именно:

1. На предприятиях рекомендуется разработать локальный документ, в котором стоит прописать, как заполнять те или иные журналы, чтобы было единообразие подхода.
2. Нежелательно допускать опечаток или помарок, при их наличии, необходимо аккуратно зачеркнуть ненужную информацию, напротив слова надписать звездочку, и внизу сделать сноску «исправленному верить». Обязательно поставить подпись и число, когда она была поставлена. Важно знать, что подпись без даты не будет считаться действительной.
3. Заполнять необходимо каждую графу, своевременно.
4. На титульном листе любого журнала необходимо указать полное наименование организации, а также прописать название службы, в котором он ведется.
5. Желательно не допускать помарок и исправлений.

Как заполнить журнал учета инструкций по охране труда, смотрите в этом сюжете:

Правила хранения журналов

Место хранения журналов должно быть недоступно посторонним. Как правило, документы размещаются в сейфе у секретаря или инженера по охране труда. Электронные журналы должны иметь надежную защиту от несанкционированного редактирования.

Срок хранения журналов зависит от их назначения:

• журнал по регистрации вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – не менее 45 лет;
• журнал регистрации несчастных случаев – не менее 45 лет;
• журнал проверки знаний по охране труда – не менее 5 лет;
• журналы и прочая документация, связанная с СОУТ – 50 лет, если документы выданы до 1 января 2003 и 75 лет, если после.

Подробные сведения касательно сроков и условий хранения учетной документации содержатся в приказе №236 Росархива.

После окончания указанных сроков уполномоченное должностное лицо может списать журналы, оформив соответствующую документацию.

Требования по оформлению

Перечень обязательных требований, предъявляемых к ведению журнала:

1. Записи о том, что сотрудник ознакомлен с соответствующими условиями, должна быть обязательно.
2. Если календарный год окончен, а журнал нет, то необходимо подвести черту этому окончанию.
3. Пронумеровывать пункты необходимо с начала года по новой.
4. Перед тем как использовать документ, необходимо его пронумеровать.
5. Прошивка предполагается с титульного листа.
6. Прошивать журнал требуется специальной нитью.
7. На последней странице необходима подпись делопроизводителя, с печатью, нанесенной сверху.

В целом требования по оформлению изложены в государственном стандарте, а также могут быть учтены в Положении по предприятию.

Утеря журнала

При утере журнала по охране труда, необходимо выполнить следующие действия.

• Руководитель составляет акт об утере журнала. Документ содержит предписание для уполномоченного сотрудника подготовить новый журнал взамен утерянного.
• Работодатель издает приказ о восстановлении журнала.
• Новый журнал прошнуровывается и пронумеровывается, заполняется в соответствии с установленными правилами.

Восстановление журнала подразумевает повторное инструктирование рабочих с целью внесения соответствующих записей.

Штрафы за утерю журнала

Утеря журнала приравнивается к его отсутствию. Данное нарушение карается штрафом в размере 10 – 25 тыс. рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей. Для юридических лиц предусмотрены финансовые санкции в размере 110 – 130 тыс. рублей.

Соразмерный штраф накладывается на лицо, по вине которого произошла утеря журнала.

Избежать штрафа можно в четырех случаях, каждый из которых подтверждается соответствующими документами.

Пожар:

• копия протокола осмотра места происшествия сотрудниками МЧС;
• справка о пожаре.

Затопление:

• объяснительные сотрудников предприятия;
• справка от МЧС;
• акт с места осмотра происшествия (подготавливается руководителем или организацией, обслуживающей здание).

Утрата документов при переезде:

• приказ о проведении расследования;
• объяснительные от сотрудников, отвечавших за хранение и транспортировку документов;
• акт об утрате журнала;
• приказ о подготовке нового учетного документа.

Уполномоченные лица не осуществляли ведение журнала согласно установленным нормам:

• приказ о проведении расследования;
• акт, составленный комиссией по результатам расследования.

Для подготовки специалистов по охране труда, отвечающих за формирование и ведение журналов, обратитесь в Учебный центр СТБШ. Мы предлагаем программы для предприятий различной направленности. По результатам обучения абитуриенты получают удостоверение установленного образца и выписку из аттестационного протокола.

Занятия проводятся в дистанционной форме, что исключает отрыв от производства, дополнительные финансовые и временные потери.

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов 2 типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях: