Что делать, если потеряны журналы вводного инструктажа – новгородский учебно-деловой центр
Что делать, если потеряны журналы вводного инструктажа
#вопросы_ответы@ohranatruda53#инструктаж@ohranatruda53
При переезде компании в новый офис потеряли журналы вводного инструктажа по охране труда. Как их теперь восстанавливать?
Уполномоченный по охране труда в интернет-компании, г. Екатеринбург
Утраченные журналы инструктажей восстановить практически невозможно. Придется заводить новые. При этом важно соблюсти ряд требований, чтобы не возникло претензий в случае проверок.
Обоснование
Предлагаем краткий алгоритм действий.
Шаг 1. Составьте акт об утрате журналов.
Укажите в акте, что специалисту по охране труда нужно завести новый журнал вводного инструктажа и провести внеплановые инструктажи в связи с выявлением факта утери журналов. Пример заполнения журнала приведен в приложении.
Шаг 2. Издайте приказ о восстановлении журналов вводного инструктажа. Укажите в нем, что датой проведения инструктажа будет считаться дата устройства на работу согласно кадровым документам.
Шаг 3. Заведите новый журнал.
Проинструктируйте всех работников заново, чтобы впоследствии никто не мог заявить о фальсификации факта проведения инструктажа.
В новом журнале перечислите всех работников. Далее делаете завершающую запись, например: «Внеплановый вводный инструктаж завершен». А со следующего дня начинаете вести журнал как положено, регистрируя проведение вводного инструктажа.
Остальные журналы инструктажей по охране труда не восстанавливают, а заводят заново. В графе журнала «Вид инструктажа» поставьте «внеплановый инструктаж» и укажите дату его проведения.
Обратите внимание
Как избежать претензий инспектора, если утрачены документы по охране труда?
Избежать штрафа за отсутствие обязательных документов по охране труда можно, если представить инспектору оправдательные документы. Для каждого случая потребуется свой комплект.
Пожар:
– справка от МЧС о пожаре с указанием места и площади возгорания;
– копия протокола осмотра места пожара от МЧС.
Затопление.
– справка и акт осмотра места залива от организации, которая обслуживает здание;
– объяснительные от работников.
Потеря при переезде:
– приказ о проведении расследования по утрате документов;
– объяснительные водителя, грузчиков, других сотрудников, которые перевозили документы;
– акт об утрате документов;
– приказ и акт о восстановлении документов.
Если документы не велись:
– приказ о расследовании причин, по которым не велись документы;
– акт комиссии о расследовании.
Источник: Электронный журнал “Охрана труда в вопросах и ответах”
Какие есть журналы по охране труда
Законодательство РФ в сфере охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12.0.004-2021, постановление Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает российским работодателям ведение журналов:
- регистрации вводных инструктажей по охране труда (п.8.6 ГОСТ 12.0.004-2021);
- регистрации инструктажей по охране труда, не являющихся вводными;
- учета инструкций по охране труда (п. 5.10 приложения к постановлению Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80);
- учета выдачи инструкций по охране труда (п. 5.10 приложения к постановлению Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80);
- регистрации несчастных случаев (ст. 230.1 ТК РФ).
Данные регистры выступают основными журналами по охране труда на российских предприятиях.
Перечень документов по охране труда, которые нужно иметь работодателю, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Посмотреть его можно, получив бесплатный доступ к системе.
Кто отвечает за ведение журналов по охране труда
Отдельными приказами руководства компании назначаются ответственные за ведение:
- обоих типов журналов регистрации инструктажей;
- журнала регистрации несчастных случаев.
В компетенцию лиц, назначенных руководством ответственными за ведение указанных журналов по охране труда, входит:
- своевременное внесение в них необходимых сведений;
- оперативное предоставление журналов по охране труда в пользование другим специалистам, а также их последующее принятие обратно на хранение.
Что касается журналов учета и выдачи инструкций, руководство также может назначить сотрудника, ответственного за их ведение и хранение. Если же документ разработан для конкретного структурного подразделения фирмы, его хранение должен осуществлять руководитель данного подразделения.
О повторном инструктаже
Повторными инструктажами будут считаться те, которые проводятся уже после того, как был прослушан первичный. Первичный же обязаны пройти работники, которых только что взяли на должность (даже если она временная или по совместительству); переведенные из других подразделений; рабочие подрядчика; граждане, которые проходят производственную практику и другие категории.
Если перечисленные работники проходили первичный инструктаж (а они обязаны были это сделать), то следующие будут уже повторными. Их нужно проводить не реже одного раза в полгода, при необходимости или по распоряжению руководства или организатора такого «обучения».
К сведению! Кроме первичного и повторного, существуют вводный, внеплановый, целевой инструктажи. Проведение каждого из них в обязательном порядке требуется регистрировать в соответствующих журналах.
Повторный инструктаж осуществляется с целью закрепления имеющихся знаний, навыков. Его содержание аналогично первичному. Программы для него берут такие же, как и разработанные для первичного: например, лекция может быть проведена по охране труда, по безопасному выполнению каких-либо работ.
Программу можно изучить в Приложении Б.2 к ГОСТ 12.0.004-2021 и взять из нее необходимые темы. К примеру, можно включить данные моменты:
- общую информацию об условиях работы;
- правила подготовки к выполнению работы;
- правила безопасного перемещения работника по территории организации;
- аварийные ситуации и их предупреждение;
- положения инструкций по охране труда для каждого работника.
К сведению! Те работники, которые вовремя не прошли инструктаж, не могут быть допущены к работе, даже если причина была уважительная.
Итоги
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.