Как разработать план мероприятий по охране труда на 2024 год

Обеспечение безопасности трудового процесса — одна из основных обязанностей работодателя, поэтому ему необходимо финансировать соответствующие мероприятия. При этом, чтобы оптимизировать бюджет организации, важно перед началом следующего года заранее спланировать все расходы. В статье рассказываем, как правильно составить перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и предусмотреть затраты на них, какой минимальный размер средств необходимо заложить и какие источники финансирования на эти цели следует учесть, а также предоставляем детальный чек-лист по составлению бюджета на охрану труда, который поможет более эффективно им распорядиться и избежать нежелательных последствий за нарушения обязательных требований.

Руководитель отдела охраны труда EcoStandard group

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Статья 225 Трудового кодекса Российской Федерации определяет, что работодателям необходимо обеспечивать финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда. Закон устанавливает минимальный размер такого финансирования, который составляет не менее 0,2% суммы затрат на производство продукции (работ, услуг), а также приводит источники, за счет которых могут осуществляться эти расходы. Согласно данной статье работодатели могут финансировать мероприятия по улучшению условий и охраны труда за счет:

1. добровольных взносов организаций и физических лиц;
2. собственных средств работодателя;
3. субсидирования бюджетных организаций;
4. средств из СФР (при возврате средств за счет Социального фонда России).

Минимальные размеры финансирования мероприятий включают расходы на:

• обеспечение безопасности труда;
• проведение профилактических осмотров;
• обучение и аттестацию работников;
• приобретение и ремонт специальной одежды и средств индивидуальной защиты;
• решение иных вопросов, связанных с улучшением условий труда.

Важно отметить, что статья 225 ТК РФ определяет минимальные размеры финансирования, и работодатели могут их увеличивать, вкладывая больше средств в обеспечение безопасности труда и улучшение условий труда своих работников.

Перечень мероприятий по охране труда

Согласно пунктам 29-31 приказа Минтруда России № 776н от 29.10.2021 «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда» (далее — приказ Минтруда России № 776н), работодатель обязан разработать и утвердить общий Перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессионального риска.

Основой данного перечня являются мероприятия, указанные в приказе Минтруда России № 771н от 29.10.2021 «Об утверждении Примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущению повышения их уровней» (далее — приказ Минтруда России № 771н). Они должны регулярно реализовываться работодателем с целью улучшения условий и охраны труда, ликвидации или снижения уровней профессиональных рисков, а также предотвращения их увеличения.

Общий перечень мероприятий должен включать конкретные действия и меры, которые работодатель обязан осуществлять в рамках обеспечения безопасности и охраны труда своих работников. Он создается с учетом особенностей организации и выполнения работ, а также действующих требований законодательства в области охраны труда.

Примерный перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущению повышения их уровней можно систематизировать по блокам:

Подробнее о всех мероприятиях, которые работодатель может включить в перечень, можно ознакомиться в приложении приказа Минтруда России № 771н.

Разработка и утверждение данного перечня позволяют работодателю систематизировать и контролировать проведение мероприятий по улучшению условий труда и минимизировать возможных рисков для работников. Это также способствует соблюдению правил и норм, направленных на обеспечение безопасности труда и сохранение здоровья сотрудников.

Согласно пункту 30 приказа Минтруда России № 776н в Плане мероприятий по охране труда рекомендуется указывать следующие сведения:

• наименование мероприятий;
• ожидаемый результат по каждому мероприятию;
• сроки реализации по каждому мероприятию;
• ответственные лица за реализацию мероприятий;
• выделяемые ресурсы и источники финансирования мероприятий.

При составлении Плана мероприятий по охране труда организации работодатель вправе руководствоваться примерным перечнем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков.

Вправе ли федеральное бюджетное учреждение производить представительские расходы за счет средств от приносящей доходы деятельности? Какие конкретно расходы могут быть отнесены к представительским и в каком размере? Как такие расходы оформить документально?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Федеральное бюджетное учреждение вправе за счет средств, полученных от приносящей доходы деятельности, осуществлять любые расходы, направленные на достижение уставных целей и предусмотренные планом финансово-хозяйственной деятельности: в том случае, если такие расходы будут отвечать требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ, они могут быть признаны представительскими и учтены для целей обложения налогом на прибыль организаций. 

Прежде всего отметим, что бюджетное учреждение вправе осуществлять приносящую доходы деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующую этим целям, при условии, что такая деятельность указана в его учредительных документах; при этом доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения (абзац второй п. 3 ст. 298 ГК РФ).

Подчеркнем, что сообразно приведенной норме средства от приносящей доходы деятельности хотя и поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения, но во всяком случае используются им для достижения целей, ради которых учреждение создано (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 13 декабря 2013 г. N 02-01-011/54916).

Документом, определяющим в том числе направления использования бюджетным учреждением средств от приносящей доходы деятельности, является план финансово-хозяйственной деятельности (подп. 6 п. 3.3 ст. 32 Федерального закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ; пп. 9, 12 Требований, утвержденных приказом Минфина России от 31 августа 2018 г. N 186н).

Итак, за счет средств от приносящей доходы деятельности бюджетное учреждение вправе произвести любые расходы при одновременном соблюдении следующих условий:

• расходы так или иначе направлены на достижение целей, ради которых учреждение создано и которые закреплены в его уставе;
• расходы надлежащим образом отражены в плане финансово-хозяйственной деятельности.

В то же время понятие «представительские расходы» используется исключительно для целей обложения налогом на прибыль организаций: согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 этой же статьи.

Как определяет абзац первый п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, а именно:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (абзац третий п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как разъясняется в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 21 сентября 2020 г. N 03-03-07/82582, конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован: однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.

В то же время в силу прямого указания абзаца второго п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Равным образом положения НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, которые подтверждают произведенные представительские расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов: тем не менее подтверждением данных налогового учета на основании ст. 313 НК РФ являются первичные учетные документы (смотрите письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 18 февраля 2021 г. N 03-03-06/1/11266).

Как правило, осуществление представительских расходов подтверждается приказом руководителя учреждения о проведении представительского мероприятия (например, в связи с предстоящим визитом представителей другой организации), сметой мероприятия, а также утвержденным руководителем учреждения отчетом о представительских расходах.

Обращаем внимание, что все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах и (или) иных подобных документах, в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими первичными учетными документами, к которым могут быть отнесены договоры об оказании услуг, кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п. (смотрите письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/16288, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26).

Примечательно, что особенности осуществления бюджетными учреждениями представительских расходов (включая их конкретный состав и предельные размеры) могут также определяться правовыми актами публично-правового образования — учредителя: смотрите, например, Положение, утвержденное решением Совета Чистопольского муниципального района Республики Татарстан от 18 июля 2018 г. N 35/7.

Сведениями о существовании подобных правовых актов применительно к федеральным бюджетным учреждениям мы не располагаем. Следовательно, поскольку иное не установлено органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, федеральное бюджетное учреждение самостоятельно принимает решение об осуществлении представительских расходов за счет средств от приносящей доходы деятельности, о размере таких расходов и об их документальном оформлении.

Право бюджетного учреждения на осуществление представительских расходов за счет средств, полученных от приносящей доходы деятельности, может быть прямо предусмотрено его уставом: смотрите, например, подп. 4.2.8 Устава, утвержденного приказом Минюста России от 22 августа 2014 г. N 176. Обязательным это, однако, не является: на наш взгляд, бюджетное учреждение вправе осуществлять представительские расходы в рамках уставной деятельности постольку, поскольку это прямо не запрещено его уставом и (или) актами учредителя.

Таким образом, федеральное бюджетное учреждение вправе за счет средств, полученных от приносящей доходы деятельности, осуществлять любые расходы, направленные на достижение уставных целей и предусмотренные планом финансово-хозяйственной деятельности: в том случае, если такие расходы будут отвечать требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ, они могут быть признаны представительскими и учтены для целей обложения налогом на прибыль организаций.

Еще раз сделаем акцент на том, что если расходы не отвечают критериям представительских, но соответствуют уставным целям бюджетного учреждения и предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности, то такие расходы могут быть осуществлены за счет средств от приносящей доходы деятельности: например, бюджетное учреждение может организовать за счет собственных средств праздничное мероприятие для своих работников. Однако подобные расходы, не являющиеся представительскими по смыслу законодательства о налогах и сборах, нельзя будет учесть для целей обложения налогом на прибыль организаций. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли (июль 2023 г.);
• Особенности признания для целей налогообложения некоторых «прочих» расходов (Е. Тарасова, журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений», N 10, октябрь 2022 г.);
• Учет представительских расходов бюджетным учреждением (М. Зарипова, журнал «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2021 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лисицин Павел 

Ответ прошел контроль качества 

10 июля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

Ответственность

Затраты на охрану труда можно увеличить, а вот уменьшать нельзя. В противном случае, работодателя ждет административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Чек-лист составления бюджета по охране труда

1. Сбор информации

• Возьмите за основу примерный перечень, утвержденный приказом Минтруда России № 771н, в котором прописаны мероприятия по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессионального риска. Выберите из перечня все мероприятия, которые вам необходимо провести в организации.
• Запросите в бухгалтерии расходы на охрану труда организации за 2023 год. Это позволит выявить мероприятия, которые не были проведены.
• Организуйте проверки подразделений и проведите встречи с руководителями структурных подразделения для выявления потребностей, которые необходимо решить в рамках мероприятий по охране труда.
• Изучите договоры на закупку средств индивидуальной защиты, проведение медосмотров, специальную оценку условий труда, обучение сотрудников в учебных организациях за прошлые и текущий годы.
• Запросите коммерческое предложение у организаций по предоставлению услуг по охране труда.

2. Планирование по месяцам или кварталам

Чтобы не допустить кассовых разрывов, составляйте план с ежемесячной или ежеквартальной разбивкой. Это позволит оценить предстоящие расходы и вероятные сверхплановые потребности, которые можно перекрыть за счет экономии в других периодах.

• Оцените ожидаемые ежемесячные или ежеквартальные доходы вашей организации.
• Определите основные ежемесячные или ежеквартальные расходы вашей организации.
• Составьте план, в котором разбиваете ожидаемые доходы и расходы на ежемесячную или ежеквартальную основу. Учитывайте потребность в финансах на каждый период и обратите внимание на возможные перекрытия периодов.
• Оцените возможные сверхплановые потребности, которые могут возникнуть в каждом периоде.
• Регулярно отслеживайте и анализируйте выполнение плана и вносите необходимые корректировки при необходимости. Это поможет поддерживать стабильность и предотвращать кассовые разрывы.

3. Определение источника финансирования

Источников финансирования расходов на охрану труда может быть несколько, все они перечислены в статье 225 ТК РФ.

4. Составление, согласование и утверждение Перечня

На основании приказа Минтруда России № 771н составьте Перечень финансируемых мероприятий. После его составления, согласуйте его с руководителем организации и ответственными лицами. Необходимо утвердить данный перечень приказом или грифом «Утверждаю» в правом верхнем углу. Составьте лист ознакомления с данным Перечнем (или приказом по его утверждению) и ознакомьте ответственных лица под подпись.