Обязательные документы в кадровом делопроизводстве

Кадровый учет и кадровое делопроизводство: важность и обязанности

Любой предприниматель с ИП либо бизнесмен, открывший ООО, при найме сотрудников обязан вести документирование кадровой деятельности — кадровый учет (кадровое делопроизводство). Этот процесс затрагивает весь персонал: деятельность каждого работника компании со дня зачисления до увольнения должна быть отражена документально. Кадровое делопроизводство и отчеты по каждому сотруднику должны вести все компании, имеющие наемных или временно привлеченных работников, независимо от численности штата. Ведение кадрового учета контролируют госорганы.

Значение кадровых документов

Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наемными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчетам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.

Обязательные кадровые документы

Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Приказы

Приказ является одним из распространенных документов, с которым сталкиваются сотрудники кадровых служб и не только. Согласно официальному определению из источников, приказы представляют собой официальное распоряжение руководителя, отданного в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Поэтому любой приказ контролирует деятельность компании. В связи с этим составлению приказов должно уделяться особое внимание, так как от правильности их составления может зависеть исход различных проверок.

Ведение воинского учета

Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ. Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Согласно нашему законодательству все приказы должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно:

1. Номер приказа
2. Дата составления
3. Содержание
4. Дата подписания

Рекомендуется предусмотреть раздел Примечание. Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Управление приказами в кадровом делопроизводстве

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете в наследство приказы с номерами 1, 2, 6, 8, 15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

Приказы

Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приеме на работу, о премировании, о переводе, об увольнении и другие.

Виды приказов

Формируя отдельные папки, можно выделить следующие виды приказов:

1. Приказы по личному составу (по кадрам):

   • Приказы о приеме на работу
   • Приказы о премировании
   • Приказы о переводе
   • Приказы об увольнении

2. Приказы о командировках

3. Приказы о предоставлении отпуска

4. Приказы по основной деятельности компании

Приказы. Коммерческие организации

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Понятие кадровая документация включает документы, в которых отражены общие трудовые отношения в коллективе и те, что составляет компания при оформлении официальных трудовых взаимоотношений с каждым сотрудником персонально. Ко второй группе относятся приказы, контракты, договоры, трудовые книжки, заявления, прошения и прочие бумаги. Документы, регламентирующие отношение с персоналом, служат предметом пристального внимания контролирующих органов, они всегда должны быть в порядке. При изменении законодательства в них вносят изменения, дополнения или правки. Любой оформленный документ, особенно тот, где стоит подпись работника, имеет юридическую силу.

Упрощенное ведение кадровой документации

Право на упрощенное ведение кадровой документации имеют микропредприятия и ИП с определенными параметрами. Эти компании могут вести лишь основные кадровые документы – приказ о зачислении сотрудника, договор с ним, записи в трудовой книжке.

Приказ об утверждении форм документов

Даже если вы используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К приказу об утверждении форм документов нужно приложить образцы всех форм или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить форму трудового договора компании.

Вопрос от слушателей:

Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет, договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносятся дополнительным соглашением. А с новыми работниками можно заключить новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Наш профессиональный совет!

Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам.

Данный курс не требует специальной подготовки и подойдет разным категориям слушателей. По окончании курса вы получите удостоверение о повышении квалификации. Курс ведут опытные преподаватели с многолетним стажем работы в сфере кадрового учета, HR и управления персоналом.

Обязательные приказы

При приходе проверяющих органов, они запрашивают определенные приказы, которые необходимы для компании. Риск заключается в том, что руководитель может издать приказы, противоречащие законодательству. Например, неверное начисление оплаты за работу в праздничные дни.

Когда подписывается приказ о введении в действие штатного расписания, копия этого приказа не должна оставаться у секретаря, это нарушение закона о персональных данных. Приказы на подпись генеральному директору передаются лично или через начальника отдела кадров.

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате на подпись, всегда дожидайтесь завершения визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Если вы заинтересованы в изучении согласования приказов при помощи электронного документооборота, а также в других вопросах по делопроизводству современной организации, вас может заинтересовать курс Электронный документооборот + 1С: Документооборот.

Важный момент! Не ставятся:

Рассмотрим отдельно некоторые виды обязательных приказов по основной деятельности.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

Систематизация

Из-за большого количества приказов, для их систематизации в организации эксперты центра РУНО рекомендуют в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки для приказов.

Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Штатное расписание

Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.

Штатка имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.

Трудовые договоры

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

• ФИО работника и работодателя
• Должность работника
• Условия труда (график работы, оплата труда и т.д.)

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Приказ на штатное расписание

Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают для солидности добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

На занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Ссылка на видеоуроки по теме
Ссылка на видеоуроки по теме
Ссылка на видеоуроки по теме
Ссылка на видеоуроки по теме

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким: Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.

Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если акты вводились в действие приказом, то изменения должны вводиться приказом, а не распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные положения, а их содержание включить в трудовой договор. На взгляд экспертов удобнее работать с актами, так как численность компании может измениться и все равно придется их вводить.

Подробнее о работе с локально-нормативными актами узнайте из уроков курса "Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам"

Учет трудовых книжек

Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.

В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):

Положение об оплате труда

Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.

Табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.

На основании данных о времени, взятых их табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.

ВАМ МОГУТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНЫ КУРСЫ

«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП»

Положение о персональных данных

В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:

Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.

График отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы. Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.

С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.

Приказ о графике отпусков

Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Расчётный лист

В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:

Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.

Трудовые книжки

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.

Сроки хранения приказов

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Все о хранении документов и передаче дел в архив смотрите тут

Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Правила внутреннего трудового распорядка

Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.

Обязательные кадровые документы для юрлиц

Законодательство не предусматривает единый перечень документации для всех предприятий, учреждений, коммерческих компаний — у всех разная специфика. Но есть список обязательных документов, который опубликован в специальном интерактивном справочнике.

В Трудовом кодексе (ТК РФ) предусмотрены разные виды ответственности за нарушение требований законодательства по надлежащему ведению документов в кадровом делопроизводстве:

Кадровая документация ведется в соответствии с внутренней политикой предприятия, учреждения, организации.

Нормативные акты: ст. 8, 15, 57 ТК РФ; пост. Гомкомстата №1 от 5 января 2004 г.

Расписание разрабатывается по форме Т-3, утверждается сразу после образования компании и начала работы. В нём указывают:

Расписание помогает урегулировать вопросы, связанные с размером выплачиваемой заработной платы, с необходимостью привлекать сторонних исполнителей.

Помимо применения готовой формы компании могут разработать образец по своему усмотрению и вносить в него дополнения, подтвержденные приказом руководителя.

Нормативный акт: ст. 68, 189, 190 ТК РФ.

Единой утвержденной формы нет, правила составляют произвольно. Их утверждают коллегиально, с учетом мнения представителей отделов и рабочего коллектива.

В ПВТР отражены:

Каждый новый сотрудник должен прочесть ПВТР и поставить подпись о том, что он ознакомлен с правилами компании.

К ПВТР относятся все внутренние приказы (ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ), касающиеся:

Приказ о приеме на работу должен соответствовать содержанию и условиям трудового договора. Срок подписания — не позже 3 дней после заключения ТД с нанятым сотрудником.

Руководство вправе разрабатывать формы приказов и доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ) для подтверждения полномочий должностных лиц компании на подписание документов. Учетная кадровая документация включает приказы с разными сроками хранения.

Приказы по трудовым отношениям длительностью хранения свыше 50 лет

Нормативный акт: ФЗ-43 от 02.03.2016.

Закон предписывает хранить в течение 75 лет приказы, изданные до начала 2003 года, касающиеся:

50 лет хранятся приказы о работе на опасных участках либо при вредных условиях труда.

Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет включают учебные и обычные ежегодные отпуска, командировки, не связанные с вредными либо опасными условиями.

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Нормативные акты: ст. 16, 56, 57, 67; ст. 72, 72.1 ТК РФ.

Трудовые договоры заключают письменно не позднее трех дней после зачисления сотрудника. Их подписывают обе стороны, один экземпляр отдают работнику.

В договоре указывают:

Условия изменяют только по соглашению сторон. При каждом изменении (новая должность, повышение квалификации, увеличение зарплаты) оформляют дополнительное соглашение к ТД с подписями обеих сторон.

Основания к приказам по трудовым отношениям составляют в письменном виде. Это требование относится к приказам на:

В статье 68 ТК РФ нет указаний о необходимости заполнять заявление о приеме на работу, но компании используют документ как основание для приказа.

Положение о персональных данных и о защите персональных данных

Нормативные акты: ФЗ 19, 149, 152; ст. 86, 87 ТК РФ.

Система кадровой документации включает Положение о персональных данных. Документ отражает их состав, сбор, обработку и хранение, правомерность и порядок передачи сторонним лицам. Его составляют в произвольной форме. С этим документом знакомят под роспись всех сотрудников, предоставивших работодателю сведения личного характера.

Компания не вправе обрабатывать персональные данные, не получив согласие работника. Она несет ответственность за разглашение — за передачу адреса или номера телефона сотрудника, за оглашение сведений о его доходах.

Трудовые книжки, книги по учету приема/выдачи книжек и по учету бланков, личные карточки работников

Нормативные акты: ст. 65, 66, 234, 309 ТК РФ; пр. Минтруда №№ 69, 117н и 320н; ФЗ-439.

По закону трудовые книжки хранятся в отделе кадров. Это главный кадровый документ, по которому исчисляют трудовой стаж каждого работоспособного человека. Если у работника нет опыта, работодатель обязан для него завести трудовую книжку (с 2022 года оформление производится в электронной форме). Для сотрудников, имеющих стаж, делают новые записи о работе, наградах, благодарностях в день издания приказов.

Трудовая инспекция и фонд СФР проверяют наличие книжек на соответствие правилам их ведения. За нарушения предусмотрены штрафы.

Каждая компания ведёт:

При увольнении сотрудника он забирает бумажную трудовую со всеми записями, которые произведены за период его работы на предприятии. По желанию работников отдел кадров может весь персонал перевести с бумажных трудовых на электронные.

При электронном ведении документации бывший сотрудник получает справку, оформленную по форме СТД-Р. Такие справки в книгу учета не заносятся, для них отдельно заводят журнал учета по СТД-Р.

Раньше помимо трудовой книжки нужно было заполнять личные карточки работников по форме Т-2. С 2022 года они отменены, контролирующие органы не вправе проверять их наличие. Многие компании продолжают их вести по унифицированной форме Т-2, которая есть во всех бухгалтерских программах учета.

Табели учета рабочего времени, расчетные листки

Нормативный акт: ст. 91, 99, 136 ТК РФ.

Для ведения табелей Госкомстат утвердил формы Т-12 и Т-13. Не нужно вести учет вручную, это эффективно делают компьютерные программы:

Табель — важный отчетный документ: с учетом проработанного времени сотрудникам начисляется заработная плата и премиальные, заполняются расчетные листки. Их форма не утверждена, можно взять любой образец или разработать самостоятельно.

В расчетном листке указывают составные части зарплаты, удержания, период начислений, сумму к выдаче.

Положение об оплате труда и премировании

Нормативный акт: ст. 135 ТК РФ.

Единой общепринятой формы нет. Документ разрабатывают, если в компании приняты разные способы оплаты труда, предусмотрены бонусы, премии, гонорары, прочие вознаграждения. В нем отражены принципы индексации основной оплаты и дополнительных выплат: командировочных, сверхурочных, за работу в ночное время.

Все это относится к внутреннему распорядку, но если будет оформлено в виде отдельного Положения, у контролирующих организаций будет меньше замечаний.

График ежегодных оплачиваемых отпусков

Нормативный акт: ст. 122, 123 ТК РФ.

График отпусков входит в обязательные кадровые документы для юрлиц. Форму Т-7 утвердил Госкомстат. График составляется за две недели до нового календарного года. После подписи руководителя его оглашают всем сотрудникам. По просьбе работника и с согласия руководства отпуск может быть перенесен на другое время, тогда в график вносят изменения. При делении отпускных дней одна часть должна быть не менее 14 суток.

Срок хранения документа — 1 год, контролирующие органы проверяют дату его составления.

Материалы по охране труда

Нормативный акт: ст. 60.2, 209, 212, 214, 217 ТК РФ.

В законе нет единого, утвержденного списка необходимых документов. Правила техники безопасности, производственные стандарты, инструкции по ОТ составляются с учетом деятельности компании. Количество документов может быть различным, к ним относятся:

Формы утверждены Госстандартом: Приказ №600-ст. При численности персонала свыше 50 человек привлекается специалист по охране труда или создается специальная служба.

Персональные данные сотрудников

Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Важно! Все документы в отделе кадров (персонала) должны лежать в закрытых шкафах или сейфах.

Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Случай из практики эксперта курса "Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам", показал, что это очень важно.

Ситуация халатности: Менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Дополнительный список кадровых документов

Для перестраховки кадровики ведут много необязательных кадровых документов: журналы инструктажей по технике безопасности, дополнительные приказы. Они служат лишним доказательством соблюдения трудового кодекса при решении возникающих споров между работодателем и работником.

При различных условиях в основной список может входить дополнительная документация:

Положение о государственной, коммерческой, служебной тайне

Нормативный акт: ФЗ 5485, 98, 141, 172.

При необходимости пункт о неразглашении включают в трудовые договоры или составляют в виде отдельного Положения, которое подписывают сотрудники, имеющие допуск к закрытой информации.

Положение о материальной ответственности (ПМО)

Нормативные акты: Постановление Правительства №823; Постановление Минтруда №85; ст. 243, 244 ТК.

Договоры, как дополнение к трудовым соглашениям, заключаются с сотрудниками, у которых есть доступ к материально-техническим ценностям или к денежным средствам компании.

Коллективный договор

Нормативный акт: ст. 5, 36, 40 ТК РФ.

По инициативе работников заключается коллективный договор, где отражены взаимоотношения руководства с персоналом. Он защищает интересы обеих сторон.

Гражданско-правовые договоры

Нормативные акты: ГК РФ, ФЗ-422.

К ним относятся договоры:

ГПД не должны подменять трудовые договоры, иначе ИП заплатят штраф 10 000, а прочие юрлица до 100 тысяч.

Должностные инструкции

Нормативные акты: Письма Роструда №3042-6-0, №4412-6.

Инструкции составляют отдельно, они могут входить трудовой договор, могут быть изложены в виде должностных обязанностей. Очень часто они помогают решить спорные вопросы.

Положение об аттестации

Нормативный акт: Письмо Роструда № ПГ/1180-6-1.

Положение разрабатывают, если сотрудникам нужно подтверждать соответствие занимаемой должности. В документе указывают цели, задачи, порядок проведения аттестации, оформление результатов.

Графики сменности

Нормативный акт: ст. 103 ТК РФ.

В произвольной форме графики составляют на предприятиях, где работа производится в 2–3 смены. Сотрудников знакомят с режимами труда за месяц до начала периода изменения смен.

Заключение

Вся кадровая документация ведется в соответствии с законодательством. Обязательный перечень документов отдела кадров строго контролируют госорганы. Небольшую часть компании ведут по собственной инициативе.

Любой перечень обязательных и необязательных кадровых документов будет неполным, независимо от того, какими компетентными органами он составлен. На предприятиях, в зависимости от сложности их деятельности и численности штата, приходится разрабатывать собственные внутренние документы, чтобы охватить всю полноту работы с персоналом и иметь дополнительные аргументы перед всевозможными проверками контролирующих органов.

Службы контроля трудовых отношений за малейшие нарушения, за отсутствие обязательных документов выносят компании или должностным лицам предупреждения, но чаще приходится платить немалые штрафы.

Наш сервис — Jump.Finance — разработал программное обеспечение КЭДО специально для кадрового документооборота. Он упрощает документирование работы с персоналом, облегчает работу сотрудников ОК.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.